Цели. Важность и ценность целеполагания.

Целеполагание — один из важнейших навыков современного человека, поскольку мы активно применяем его принципы во всех сферах нашей жизни. Данный процесс зачастую происходит неосознанно, а осознанное целеполагание порой бывает неэффективно.

В 2010 году журнал Science опубликовал статью профессора психологии Рууд Кустерс, в которой обосновывался факт того, что стремление к цели изначально инициируется и достигается автоматически. Многие научные исследователи, занимающиеся в своих изысканиях различными практиками саморазвития, говорят о том, что одним из самых распространенных факторов бессознательного целеполагания является состояние «потока». Данное состояние, предложенное Михаем Чиксентмихайи, представляет собой полное включение индивида в ту или иную деятельность. В состоянии «потока» человек полностью сосредоточен на своих делах, максимально вовлечён и нацелен на результат. В таком состоянии мы прибываем довольно часто, например, когда собираемся в отпуск или, будучи очень голодными, в голове уже прокладываем маршрут до ближайшего Макдональдса.

Если мы можем ставить цели неосознанно, то как могут появляться ошибки при осознанном целеполагании? На самом деле, всё до банального просто: очень часто мы стараемся поставить себе цель, когда не понимаем, что нам делать и куда мы стремимся, бывают ситуации, когда мы недостаточно вовлечены в процесс или нам изначально не хватает мотивации и мы стремимся к её увеличению при помощи постановки целей. Конечно, это не исключает ситуаций, когда человек вовлечен и мотивирован и осознанно ставит цели. Предпосылки бывают разные: привычка и удобство, необходимость передать подчиненным или согласовать дела с руководителем, оптимизация процессов, расширение функционала и т.д.

Наличие целей помогает не только видеть свой путь, но и понимать, что ты движешься к достижению собственных целей, а не работаешь на реализацию целей других. Но, для их правильной постановки, важно четко понимать, что нам даст достижение той или иной цели, в чём это будет полезно, зачем нам это нужно?

Как правильно ставить цели?

Мы все неоднократно слышали, читали и не задумываясь отвечали на вопрос: «Какими должны быть цели?», — «Умными!». Действительно. Многие авторы и эксперты говорят о том, что каждая цель должна выстраиваться по SMART и быть конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и четко ограниченной по времени. Однако, активное развитие имеет и иная точка зрения – ограниченная через SMART цель и также ограниченные задачи зашоривают сознание и не дают возможность увидеть нестандартные возможности и пути достижения цели. Подобная точка зрения имеет своё право на существование, хотя хочется заметить, что «свободный» подход к постановке целей может также навредить поскольку не в полной мере позволяет понять, насколько получилось достичь цели, и что можно улучшить в следующий раз. В данной статье мы будем придерживаться более «конкретных» подходов к целеполаганию.

Принцип построения целей

При построении целей в менеджменте применяется самый распространенный подход, позаимствованный из общественных наук — дерево целей, которое по своей структуре походит на пирамиду Маслоу и каждый предыдущий уровень помогает в достижении более высоких целей, заканчиваясь, в итоге, на достижении глобальных целей компании.

В основе принципа целеполагания также заложена система ССП (Сбалансированная система показателей), которая базируется на принципе декомпозиции целей.

Методы целеполагания

Стратегия SMART

Самый популярный подход к целеполаганию, являющийся мнемонической аббревиатурой. Существует несколько версий создания данного метода, которые датируются между 1965-1981 годами, хотя часть экспертов полагает, что основоположником данной концепции является Питер Друкер, который заложил идею постановки четко охарактеризованных целей еще в 1954 году в своей работе «Практика менеджмента». Ключевая идея применения данной стратегии заключается в наличии пяти критериев, которым должна соответствовать правильно поставленная цель. Давайте рассмотрим их чуть ближе.

Specific- цель должна быть конкретной и простой. Для достижения данного критерия советуют применять правило 5W, которое включает в себя следующие вопросы: кто, что нужно сделать, зачем мы это делаем, кто вовлечен в процесс, каковы критерии успешного выполнения и где происходит действие? Если Ваша цель не может ответить на данные вопросы, возможно, стоит сделать шаг назад и несколько укрупнить её, либо же наоборот – сфокусироваться на составных частях, которые отвечают заданным критериям и перевести цель в рамки SMART-задач.

Measurable —  необходимо делать цель измеримой. В зависимости от критериев, система оценки может варьироваться. Любой показатель может быть оценён количественно вне зависимости, от его характеристик, вопрос только в том, какая оценка будет применена — относительная или абсолютная. В большинстве случаев, мы можем с точностью сказать, сколько и чего мы хотим получить, однако, когда речь заходит о качественных целях, бывают ситуации, когда нет возможности определить четкое количество. В таком случае применяются относительные показатели (снизить на 40%, увеличить в 2 раза и т.д.). Необходимость измерить цель обусловлена тем, что это позволяет отслеживать достигнутый прогресс, оценить полученный результат и помогает с большей вероятностью выполнить намеченную цель, поскольку можно посчитать, что и в каком количестве необходимо сделать для успешной реализации планов.

Achievable – критерий адекватности и достижимости планов. Очень важный показатель в данной стратегии, который позволяет не просто проверить, насколько оторвана от реальности желаемая цель, оценить руководителя на знания своих сотрудников и их возможностей, но и даёт возможность оценить стремления и желания человека, поставившего цель. На данном этапе также можно проверить соответствие цели возможностям человека, команды или компании. Конечно, существует масса примеров, когда благодаря всплеску адреналина люди совершали поступки, которые раньше казались невозможными или же высоко мотивированные и увлеченные своей работой команды и компании совершали реальный прорыв или создавали поистине восхищающие продукты или услуги, но нет ни одного примера, когда человек мог полететь в космос, словно супермен или за день выучивал несколько языков.

Relevant – актуальность позволяет оценить, насколько данная цель (или задача) необходимы в данный момент и помогут достичь реальных результатов. В данном случае полезно задаваться следующими вопросами: стоит ли эта цель предполагаемых сил и затрат по времени; насколько это осуществимо в реальных условиях, насколько именно данная задача помогает в осуществлении задуманного и есть ли более эффективные методы достижения глобальных целей?

Time-bound – последний по списку, но не последний по значимости пункт в целеполагании. Мы можем быть максимально мотивированными и вовлеченными в процесс, поставленная перед нами цель может быть самой желаемой и приоритетной, но пока нет чёткого понимания сроков и конкретных дат, её выполнение с большой долей вероятности будет откладываться на неопределенный срок.

Постановка «умной» цели является первым шагом в процессе целеполагания, поскольку достижение целей, в первую очередь зависит от их правильной формулировки. Если мы изначально двигаемся ошибочным путем, добраться до интересующей точки может быть крайне сложно или совсем невозможно.

В жизни и бизнесе часто бывают ситуации, когда окружающие нас условия постоянно меняются и сложно сформулировать конечную цель без частичной эфемерности. Для таких ситуаций Глеб Архангельский предлагает использовать проектный метод постановки цели.

• определение абстрактного уровня («рамки») будущей цели путём:
  — прояснения системы ценностей за счёт выделения конкретных ценностей (мета-целей);
  — определения ключевых областей жизни, на которые распространяется их влияние;
  — выяснение правил, определяющих характер этого влияния.
• конкретная цель специфицируется так, чтобы не противоречить существующим в данной сфере жизнедеятельности ценностям и принципам; обеспечение соответствия ценностям;
• планирование конкретного уровня достижения целей: текущие дела проверяются на соответствие мета-целям (в отличие от SMART-подхода, когда исходная цель декомпозируется до отдельных задач);
• определение временного масштаба, в который планируется обеспечить достижение цели — «за неделю», «в этом году» и т.п. (в отличие от точных сроков SMART);
• разделение дел на «жёсткие» (привязанные к определённым датам и времени) и «мягкие» (планируемые во временном масштабе и с учётом системы контекстов);
• все дела распределяются по зонам внимания — стратегической, оперативной и тактической (им соответствуют масштабы времени в один год, одну неделю и один день).

Целеполагание по методу «цели-ценности».

Помогает определить, какие из существующих целей соответствуют Вашим мета-целям.

В данном методе применяется оценочная таблица, в которой каждая цель расписывается по критериям в соответствии со следующими баллами: 0 – совсем не важно, 1- важно, 2- очень важно. По итоговому балу каждой цели можно оценить, как они влияют на ваши надцели и понять, что именно для Вас в действительности важно.

В комплекте с данной таблицей может быть рассмотрена воронка целей, которая используется как инструмент планирования. Ключевой идеей воронки является деление на три функциональные части.Данная таблица может применяться как способ расширения «Колеса жизни», который наглядно показывает, на что больше ориентированы Ваши цели в данный момент. Её можно применять индивидуально раз в квартал и следить за динамикой внутренних изменений.

На первом этапе происходит планирование по категориям. В изначальной концепции предполагалось, что можно либо расписать направления «Колеса жизни», либо взять укрупненные направления как рабочего, так и общего функционала. Наша практика показала, что куда удобнее, если планирование будет производиться по несколько суженым категориям, в рамках которых будут прописываться ключевые задачи, которые выполняются на постоянной или проектной основе.

На втором этапе происходит планирование дня, где задачи распределяются по матрице Эйзенхауэра, исходя из того списка, который прописывался в категориях первого этапа, а также из вновь возникающих дел. В отдельные ячейки заносятся строго фиксированные задачи, такие как встречи, совещания, договоренности по звонкам и тд. Данная система позволяет наполнять неделю строго по приоритетам, видеть заполнение рабочего графика и оптимизировать данный процесс.

Третий этап предполагает более детальное планирование дня, что позволяет выделить время на выполнение определенных задач или наметить дедлайны и опорные точки в течении дня. На этом уровне появляется возможность распределить все дела в соответствии с фазами работы мозга, рациональностью и максимально эффективно заниматься их реализацией. В своей работе, мы активно применяем «третий уровень воронки целей», что позволяет разграничивать различный функционал по времени и выстраивать определенную структуру дня.

Метод Айви Ли

В 1918 году Айви Ледберттер Ли – пионер в области связей с общественностью, занимался консультированием Майкла Шваба и предложил его менеджерам придерживаться следующей стратегии:

1. В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые надо выполнить в течение следующего дня. Не превышайте этого количества.
2. Расставляйте записанные дела в порядке их важности.
3. В начале каждого рабочего дня концентрируйтесь на первом пункте списка. Доводите начатое до конца, только потом переходите к следующему пункту.
4. Поступайте таким же образом с оставшимися делами в списке. В конце дня переносите незавершённые задачи в новый список из шести дел для следующего дня.
5. Повторяйте этот процесс ежедневно.

Здесь мы акцентируем внимание на слове «цели», поскольку в рамках каждой из них может быть целый ряд задач, которые следует различать между собой. Сделать 6 звонков или написать 6 писем- это однозначные процессные действия, которые не могут быть признаны полноценными целями, а завершение какого-то проекта может занять собой сразу два места в списке.

Многие эксперты скептически относятся к эффективности применения «простых» методов при постановке задач и работе с ними, поскольку они слишком упрощают структуру и не гибки в случае возникающих форс-мажоров и срочных задач. Однако данная система смогла прекрасно себя зарекомендовать, поскольку уже больше века позволяет увидеть положительные результаты. В чем же преимущества данного способа?

В первую очередь, простота подхода Айви Ли позволяет сфокусироваться на действительно самых важных задачах, поскольку Вы изначально знаете, что Ваш день ограничен 6-ю пунктами. Вы не распыляете своё внимание на чрезмерный список дел и задач. При возникновении срочных задач, Вы либо делегируете их, либо стараетесь вместить в планы существующего дня, Вы можете перенести задачу на другую дату, или, сравнив с важностью и срочностью остальных дел в списке, перенести что-то из ранее запланированного. Данный подход позволяет двигаться от простого к сложному: самое сложное — начать тот или иной процесс. Когда вы распланировали свой день, вы уже выполнили самую простую задачу, которая либо есть в Вашем списке, либо существует в Вашей голове, это означает, что Вы уже начали работу с задачами и продолжать работать с ними уже намного легче. И самое главное — Вы становитесь последовательны. Вами выстраивается целая система действий, на которой Вы концентрируетесь и планомерно выполняете. Куда легче справиться с задачей, если не отвлекают другие дела.

Наш опыт работы с целеполаганием внутри компании показывает, что, в действительности, 6 дел – это объективный максимум, который вы способны выполнить за рабочий день качественно и без лишнего перенапряжения.

Целеполагание — это огромная тема, охватывающая большое количество различных нюансов и направлений, о которой можно говорить бесконечно. (И мы обязательно продолжим делиться информацией в данном направлении) Однако, для успешной работы с целеполаганием, необходимо подходить к данному вопросу системно и поэтапно. В первую очередь, необходимо различать цели и задачи, привыкнуть проставлять обе по системе SMART, научиться держать в фокусе их ограниченное количество и выработать привычку не только не совершать бесцельных действий, но и всегда достигать поставленных целей.

Подобный подход на начальном этапе позволяет систематически получать обратную связь от «умных» целей, поскольку наглядно виден уровень и степень их выполнения, а также вырабатывает привычку по планомерной постановке и достижению поставленных целей.