Ни для кого не секрет, что в современном мире время является одним и ценнейших ресурсов, оставаясь при этом неподконтрольным человеку. У нас нет возможности замедлить его или ускорить, отмотать назад или посмотреть одним глазком на то, что будет лет через 20. Мы способны управлять лишь сами собой в определенном временном отрезке, критически и взвешенно подходить и распределению доступного нам времени. При этом, каждый месяц в интернете делают примерно 26157 запросов, связанных с навыками управления временем. Что же это значит? Где кроется правда? В профессиональной среде мы всегда рассматриваем данное направление именно с позиции управления личной эффективностью, а не управления временем.

Пытаясь организовать своё рабочее время и простроить баланс между работой и домом, в реальности, мы оптимизируем свою собственную деятельность, избавляемся от ненужных процессов и улучшаем свои навыки и компетенции в ключевых аспектах.

Деление тайм-менеджмента на этапы может осуществляться по разным принципам и критериям. Многие авторы предлагают разделить данный навык на много различных составляющих:

• Постановка целей
• Планирование и распределение времени
• Делегирование задач и управление ресурсами
• Анализ затрат времени
• Фиксация времени
• Приоритизация
• Составление списков
• И многие другие

Однако, практика показывает, что намного удобнее разделить тайм-менеджмент на две функциональные части: целеполагание и непосредственную оптимизацию своей деятельности. Данный подход всегда позволяет четко помнить, что, занимаясь тайм-менеджментом, мы должны дать себе ответы на два простых вопроса: что мы оптимизируем (наши цели и задачи) и как мы это делаем, выбирая наиболее удобные, актуальные и подходящие для нас способы.

В данной статье мы рассмотрим несколько известных и довольно популярных практик и принципов, применяемых в процессе оптимизации деятельности. Прежде всего, стоит отметить, что рассматриваемые в статье методы тайм-менеджмента являются универсальными и используются как в рабочей практике, так и при оптимизации внерабочей активности. Их продолжительное существование и повсеместное использование говорят в пользу их эффективности, однако нельзя говорить о том, что в неизменном виде данные практики подойдут любому. В некоторых ситуациях необходима «подстройка» той или иной техники под индивидуальные особенности и потребности человека, а бывают случаи, когда тот или иной подход совершенно неудобен и оказывается неэффективен для конкретного индивида.

В своей практике мы не только обучаем навыкам тайм-менеджмента, но и активно применяем их в своей работе и жизни.  И даже тут мы замечаем, что та или иная система, верой и правдой служащая нам многие годы, может оказаться совершенно неприемлемой для кого-то из коллег. Признаемся, такие новости расстраивают и, временами, озадачивают, однако это подстегивает искать и пробовать новые подходы и стратегии в рамках оптимизации рабочих процессов.

Когда речь заходит о том, чтобы обучать тайм-менеджменту, мы часто сталкиваемся с тем, что у заказчиков происходит подмена понятий. В первую очередь, ищут «волшебные инструменты», которые помогут сотрудникам быть более дисциплинированными, более мотивированными на достижение целей и ответственней подходить к распределению этих самых целей и своей продуктивности.  Сам по себе тайм-менеджмент можно представить, как инь и ян, поскольку, как навык, он состоит из двух ключевых моментов: мотивации и компетенции.

Всегда важно понимать, какой вопрос хочет решить компания в рамках данной темы. Тренинг, в первую очередь, направлен на тренировку и отработку навыка, и предполагает, что люди будут ответственно подходить к данному вопросу и изначально будут замотивированы. Конечно, в процессе тренинга всегда есть мотивационная составляющая, с которой работает тренер, однако куда эффективнее, когда человек осознанно пришел на тренинг с целью стать более продуктивным.

Чаще всего причиной для тренинга становится именно мотивационная составляющая, которая является одним из ключевых факторов успешного применения полученных навыков после тренинга. Мы нашли решение данной задачи — совмещение бизнес-симуляции и классического тренинга. Подобный подход позволяет участникам наглядно увидеть, на что тратится их время, которое можно было использовать более продуктивно: отсутствие цели, затрачивание времени на раскачку, неэффективные коммуникации, непонимание задачи и т.д. Подобный подход через осознание позволяет за один день значительно повысить уровень мотивации сотрудников и быть более вовлеченными в тренинг.

Мы верим, что читатели статьи достаточно мотивированы на повышение своей эффективности, и будут активно применять в своей жизни рассмотренные ниже техники планирования времени.

Возможно, самый популярный инструмент планирования в мире, который используется всеми, начиная с рядового сотрудника и заканчивая генеральными директорами крупных фирм. Основоположником данной матрицы стал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, ежедневный график которого был настолько перегружен, что ему приходилось постоянно заниматься оптимизацией своего рабочего графика. Итогом исследований Эйзенхауэра в данном направлении стала матрица, которая позволяла отличать главное и действительно важное от внезапных или незначительных срочных дел, отделять наименее важные задачи и сокращать праздное времяпрепровождение, а также ограничивать свои временные возможности на любимые дела.

Применение матрицы на практике.

Матрица Эйзенхауэра содержит в себе четыре квадранта, которые распределены в соответствии с критериями важности и срочности. Расположение осей не имеет принципиального значения, важно помнить, ключевую идею каждого квадранта, в зависимости от его качественных характеристик.

Для примера, мы приведем матрицу, в которой по горизонтали будет отражена срочность, а по вертикали- важность задачи. В матрицу может заноситься список дел на день, месяц или неделю. Для стратегического планирования можно рассмотреть ключевые укрупненные задачи в рамках года. Матрица может быть использована при работе с целями, когда по её квадрантам распределяются задачи, которые необходимо выполнить в рамках конкретной цели. Самое главное – перед началом работы с инструментом определиться, под какой период или цель будет выделена данная матрица и оговорить критерии срочности и важности, которые могут быть как универсальны для всех Ваших матриц, так и индивидуально проработаны под каждую из них. (Очень полезно прописывать критерии для матрицы над ней)

Квадрант 1: Срочные и важные дела.

При правильном планировании, данный квадрант остаётся пустым (практически), поскольку наличие срочных и важных дел говорит о том, что время было распланировано неправильно, раз возник своеобразный завал и не было возможности решить задачу до наступления крайнего срока. Однако бывают ситуации, когда задача спускается «сверху» или же возникла непредвиденная ситуация, после которой образовалось новое срочное поручение. Более того, существует ряд профессий и должностей, которые подразумевают постоянное появление дел в данном квадранте. Как бы прекрасно не владел навыками тайм-менеджмента хирург, он никогда не сможет четко распланировать свой день, если работает в «неотложке». У большинства же людей данный квадрант заполняется из-за их неорганизованности и лени. Если Вы заметили, что сюда попало довольно много задач, возможно стоит пересмотреть свой привычный подход к работе. Конечно, могут быть авралы, командировки и отпуски (или всё сразу), после которых довольно сложно оставить данное поле пустым. В таком случае необходимо взять паузу и посветить день (или два) на решение скопившихся задач. Во всех иных случаях, стоит обратить внимание на самодисциплину, поскольку своевременно выполнение дел из других квадрантов значительно снижает вероятность попадания задачи в первый квадрант.

Что делать с задачами из первого квадранта?

Поскольку это нечто важное и срочное, что может помешать в достижении целей, принести неприятности и просто навредить, их, безусловно, необходимо выполнить. Но не спешите делать всё самостоятельно. Часть задач легко можно делегировать компетентным коллегам, у которых есть возможность решить задачу в краткие сроки. Таким образом вы сможете значительно быстрее урегулировать все дела, срочно требующие внимания.

Квадрант 2: Важные, но не срочные дела.

Именно здесь должна располагаться большая часть вашего списка, поскольку тут находятся все те дела, которые помогают Вам достичь целей и получит реальный результат, при этом у вас есть возможность управлять ими и планировать время и сроки выполнения. Наблюдения показывают, что те, кто фокусирует свою деятельность преимущественно на этом квадранте достигают значительно больших результатов и успеха и, что немаловажно, имеют больше свободного времени в своём распоряжении.

Отсутствие пункта срочности на данных делах позволяет подходить к их решению и выполнению не только более качественно, но и с большей степенью продуманности, позволяя раскрыть свой потенциал и максимально оптимизировать время. Большинстве специалистов рекомендует относить к данному квадранту все текущие дела, из которых состоит наша жизнь. Но не стоит расслабляться. При даже незначительном попустительстве дела из данного квадранта могут быстро переместиться в список важных и срочных.

Что делать с задачами из второго квадранта?

Конечно же выполнять в соответствии с составленным планом. Не забывать творчески подходить к решению задач, но не расслабляться.

Квадрант 3: Срочные, но не важные дела.

Зачастую, здесь сосредотачиваются все те отвлекающие факторы, которые снижают нашу продуктивность и отнимают значительное количество времени. Главное не путать между собой дела под номером 1 с делами третьего порядка. Для этого всегда старайтесь отличать важное от второстепенного и проверяйте себя, задавая вопрос: «Как это поможет в достижении моей цели?» По аналогии с первым квадрантом, возникающие дела могут быть спущены «сверху» или возникнуть в случае форс-мажора, однако они не так критичны. Самым сложным и неприятным моментом становится ситуация, когда делегированная на Вас задача первого порядка по Вашим критериям должна попасть лишь в третий квадрант, однако её необходимо выполнить, поместив под «Гриф №1». Конечно, говорить о полной бесполезности большинства задач в данной группе мы не можем. Всегда может настать момент, когда намеченное действие переместится на пункт или два вперед, но предельная концентрация на данном квадранты всё-таки неуместна.

Бывают ситуации, когда мы намеренно отвлекаемся на выполнение задач третьей очереди, поскольку испытываем усталость, нами завладело чувство лени или просто нет четкого понимания конечной цели наших действий. Такое поведение часто встречается до и после отпуска, когда мы теряем мотивацию и концентрацию и размениваемся на несущественные задачи, которые лишь тормозят основную деятельность.

Что делать с задачами из третьего квадранта?

Большую часть дел мы можем делегировать своим сотрудникам или коллегам и лишь курировать, и контролировать их выполнение. Однако возможна ситуация, когда нам попросту некому их делегировать. В таком случае, необходимо оценить вероятность перехода задачи выше и, для наиболее «перспективных» дел, запланировать в ближайшее время место для выполнения. Это сравнимо с перебросом задач во второй квадрант, однако здесь существует ключевая оговорка, что выполнение этих задач происходит либо после того, как мы закончили с планами по второй части, либо в формате небольшого перерыва между задачами, требующими высокой концентрации.

Квадрант 4. Не срочные и не важные дела.

Задачи — «пожиратели времени». Чаще всего в этот квадрант попадают различные приятные мелочи, развлечения и совершенно бесполезные дела. Мы с удовольствием тратим на них время, считаем достаточно важными и помогающими «переключиться» или просто отдохнуть. «Всего пара минут!», — говорим мы себе, не замечая, что таких дел может быть бесконечно много, а день четко ограничен 24 часами. Конечно, отдых необходим, а музыка помогает расслабиться и взбодриться. Однако отдых может быть очень различным: занятия спортом или медитации могут оказать положительное влияние на наш организм, в то время как «полежать на диване с сериальчиком» — не лучший вариант для проведения досуга.

Что делать с задачами из четвертого квадранта?

Врага надо знать в лицо. Когда Вы знаете, какие действия «съедают» ценное время, Вы уже вооружены и с меньшей вероятностью будете задумываться о просмотре новостной ленты или дежурном звонке другу. Не обязательно полностью себя ограничивать в любимых действиях, но предпочтительно оставить их на то время, когда Вы выполнили все остальные задачи, или совместить с выполнением других действий. Ничто не мешает созвониться с друзьями, пока Вы покупаете продукты или едете домой. Для просмотра новостей и социальных сетей можно выделить определённое время – так Вы будете контролировать количество «упущенного» времени и с большей вероятностью будете искать полезную информацию.

Как только Вы привыкнете к использованию матрицы Эйзенхауэра, а её заполнение станет делом нескольких минут, Вы заметите, что количество свободного времени значительно увеличилось, Ваше настроение всегда приподнято и всегда хочется двигаться вперед.

Благодаря широкому распространению в Интернете, данный принцип известен большинству людей, но в несколько урезанном формате. Говоря про принцип Парето, мы невольно вспоминаем два числа 20 и 80, хотя они и отражают лишь мнемоническое правило, а не неоспоримый факт. Мы тоже часто возвращаемся к наблюдениям Вильфредо Парето, хотя помним, что в нем вполне допустимы и другие варианты, например, 70 на 30, и стараемся найти свои закономерности в различных процессах. В прошлой статье мы говорили про метод Айви Ли, который предлагал ставить на день не более 6-ти задач. В соответствии с принципом Парето (30/70), две из них являются наиболее важными и приносят наибольший результат.

О чем говорит данный принцип в тайм-менеджменте? 20 процентов всех действий приносят 80% результата, в то время как 80 процентов остальной активности приведут к достижению оставшихся 20%. Это означает, что нам необходимо фокусировать своё внимание именно на тех делах, которые в большей степени помогают в достижении наших целей. Когда мы сокращаем временные затраты на выполнение малоэффективных задач, мы получаем возможность повысить свою эффективность и избежать неэффективного использования времени.

Как определить те 20% действий? К сожалению, здесь нет однозначного ответа. Все зависит от специфики индустрии, самой профессии, индивидуальных особенностей, интересов и различных внешних факторов. Однако мы точно знаем, что это 20-30% существуют и определить их можно как минимум эмпирическим путём- внимательно анализируя, к чему приводят те или иные действия (или бездействие).

Если Вы- визуал, и для Вашей работы критически важно укладываться в сроки, отслеживать состояние задачи и понимать, на какой стадии находится проект, то этот метод безусловно для Вас.

Диаграмма Ганта считается одним их самых наглядных и удобных методов контроля выполнения проекта, показывая сроки выполнения и взаимосвязь между этапами или действиями. Если Вы знаете среднее время, затрачиваемое на выполнение задания, или хотите проставить максимальное доступное время для конкретной задачи, то нет ничего лучше Ганта. График позволяет не только увидеть взаимосвязь процессов, прогресс в выполнении задачи и оставшееся время, но и покажет, если Ваши планы не могут уместиться в рамки одного дня по объективной причине ограниченности часов в сутках, или же покажет нахлесты по времени между различными задачами.

Всё наглядно и просто, однако существует несколько недостатков: при большом количестве задач график становится несколько перегружен и в нём уже не так удобно ориентироваться, не во всех приложениях и программах есть возможность отметить важность и перспективность той или иной задачи, что может привести к смещению фокуса и задержки при достижении целей.

Где можно испробовать инструмент:

1. Trello. Есть возможность добавить надстройку Elegantt, хотя с ней бывают определенные трудности в плане наглядности.
2.  Бесплатный сайт, который даёт возможность создавать графики под командные проекты. (Есть и платная версия) Можно авторизоваться через Google aккаунт.

Пожалуй, один из наиболее полезных инструментов (советского производства), который оказывает неоценимую помощь в процессе оптимизации рабочего времени, поскольку позволяет четко определить, сколько времени и при каких условиях затрачивается на определенную задачу или действие.

Само применение хронометража крайне простое, однако его реализация может вызвать трудности: при хронометражном исследовании любая операция разбивается на составляющие элементы и проводится оценка временных затрат на каждый элемент, анализируется вся структура задачи и оцениваются все факторы, оказывающие влияние на выполнение задачи. Подобный анализ зачастую бывает сложен с точки зрения субъективизма, поскольку мы можем посчитать, что какое-то время было потрачено рационально, и обоснованно, поскольку это важно для нас, в то время как, в реальности, мы могли переключиться на одного из «пожирателей времени». (Подобной функцией обладает Asana)

В своей практике мы чаще прибегаем к совмещению «фотографии дня», которая является упрощенной и более «поверхностной» версией хронометража и, непосредственного хронометражного исследования. Таким образом, можно увидеть, сколько времени ушло впустую и как можно оптимизировать свою деятельность.

Итак, о различных методах говорить можно бесконечно долго, однако необходимо помнить, что ключевыми этапами и действиями для успешного управления времени являются:

• Мотивация и стремление к улучшениям
• Понимание проблемных моментов
• Планирование по приоритетности и важности действий
• Визуализация
• Систематический анализ изменений и развитие

Для любого изменения необходимо желание, понимание и видение цели, а также упорная работа в данном направлении. Когда мы говорим об управлении личной эффективностью, задача становится только сложнее, поскольку, чтобы научиться управлять, мы должны развить привычку контролировать, которая сама по себе будет изначально забирать время. Но эта инвестиция времени принесет огромную пользу в перспективе.