Принципы управления изменениями

Ни одно изменение не проходит в отрыве от других процессов. Любое нововведение или трансформация процесса влияет как на бизнес-процессы, так и на сотрудников.

Управление изменениями включает в себя множество направлений и дисциплин. В его основе лежат: системное мышление, психология, поведенческие теории, менеджмент, искусство коммуникации и даже основы инжиниринга.

Подобная ширина теоретической базы привела к тому, что разработали множество практических моделей для внедрения изменений, применяемых до сих пор. Большинство из них, так или иначе, опирается на четыре базовых этапа:

• Понимание сути происходящей трансформации;
• Разработка плана;
• Внедрение изменений;
• Транслирование информации о происходящем в компании.

Давайте подробнее остановимся на каждом из них и разберем те инструменты и техники, которые могут использоваться для максимизации результатов каждого из этапов.

Для успешного внедрения и продвижения самой идеи необходимости изменений важно понимать и принимать их. Для этого ответьте себе на несколько вопросов, которые позволят обосновать преимущества или развенчать необходимость изменений.

• Зачем происходят изменения? Чего они позволят достичь?
• В чем преимущества подобной трансформации для сотрудников и компании в целом?
• Как это скажется на работе персонала?
• Какое позитивное влияние будет оказано?
• Что необходимо для достижения желаемых изменений?

При этом важно не только посмотреть на преимущества и позитивные последствия изменений, но и отметить для себя, что будет не так или какие негативные сценарии возможны при игнорировании необходимых трансформаций.

«Уравнение перемен» Бехкарда и Харриса показывает, что для успешного внедрения изменений необходим определенный уровень неудовлетворенности текущим положением дел и уверенность в преимуществах нового предложения.

С появлением модели перемен произошел переломный момент в организационном развитии. Менеджеры получили действенный инструмент, позволяющий получить быстрое понимание возможностей и условий внедрения изменений, выражающихся в трех элементах:

• Неудовлетворенности текущей ситуацией;
• Видении будущих возможностей;
• Реалистичных шагах по достижению видения будущего.

В рамках данной модели успешность внедряемых нововведений тем выше, чем больше произведение всех элементов системы. Следовательно, если один из показателей равен или стремится к нулю, то сопротивление изменениям будет расти.

Успешными становятся не спонтанные изменения, а тщательно распланированные пошаговые трансформации. В зависимости от самого бизнеса и его модели, подходы могут варьироваться.

Ответственные за процесс и их стили могут существенно отличаться, но, вне зависимости от ситуации, вам необходимо помнить о нескольких неотъемлемых составляющих:

Спонсоры изменений

Как вы обеспечите поддержку трансформаций со стороны вышестоящего руководства, вовлечете их в активную работу с изменениями и получите их поддержку?

Даже в ситуациях, когда изначальная идея изменений бизнеса исходит от ТОП-менеджмента, руководство редко непосредственно включается в процессы трансформации или оказывает активную поддержку команде изменений. Поэтому важно своевременно обговорить необходимость подобных действий и объемы активного участия высшего руководства в данном процессе.

Вовлечение

Кто лучше всего подходит для разработки дизайна и внедрения изменений? Понадобится ли вам внешняя экспертиза? Какие ресурсы доступны на данном этапе и понадобятся ли дополнительные инструменты?

Все роли должны быть распределены на старте изменений, а ответственность и зоны влияния поделены между «адвокатами изменений» в соответствии с их способностями.

Зона и ресурсы для «торга»

Изменения достигают наибольшего эффекта, когда получают поддержку на всех уровнях компании. Как вы планируете этого достичь?

В некоторых случаях у вас должен быть «простор для торга» — те моменты и детали, которые не будут оказывать существенного значения на результат, но критически важны для сотрудников при сохранении привычных аспектов.

Влияние

Как должен выглядеть успех? Как вы планируете определять текущие показатели, прогнозировать будущие изменения и оценивать влияние происходящих изменений?

Ни для кого не секрет, что конечная цель должна быть «умной». Так вы способны точно понять, насколько приблизились к желаемому.

Как именно вы планируете двигаться к намеченной цели?

В современной практике управления изменениями существует множество стратегий и подходов к трансформации. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки в зависимости от модели бизнеса, стиля управления и культуры компании.

Так, восемь шагов управления изменениями Коттера отталкиваются от перемен в отношении к происходящей трансформации и создании чувства срочности, побуждающего других идти за лидером.

В это же время Кривая изменений напоминает о важности чувств персонала, и призывает учитывать их при планировании трансформаций внутри компании. В основе подхода заложены стадии эмоционального накала сотрудников, которые связаны с определенными этапами происходящих внутри организации изменений – шок, отрицание, сопротивление и поддержка новых условий. Учитесь управлять этими процессами и вовремя определять переломные моменты.

Коммуникация имеет решающее значение во многих процессах. В управлении изменениями именно от качества доносимой информации зависит конечный результат трансформаций.

Внедряемые изменения должны быть понятны для команды и соотносится с их практическим опытом. Так сотрудники понимают, что от них требуется и почему это необходимо. Важно, чтобы коммуникация происходила в «правильном тоне», вызывая необходимый эмоциональный отклик у участников изменений.

Одной из лучших стратегий становится внедрение планируемых изменений в миссию или видение компании. Это не только демонстрирует позитивное влияние происходящих событий на общую картину будущего, но и помогает сформировать единое и вдохновляющее видение новой реальности.

Также не забывайте, что необходимо управлять взаимодействием со всеми заинтересованными лицами. Только так вы сможете гарантировать, что правильные люди получают необходимую информацию в нужное время и обеспечивают желаемую поддержку проекта.

Модель запуска изменений ADKAR – это практичный инструмент, поддерживающий изменения в компании. Данная модель состоит из пяти элементов, связанных с сопротивлением изменениям. Если в вашей компании не продумана работа по одному или нескольким из указанных ниже пунктов, вы можете столкнуться с большими барьерами в процессе трансформации.

Awareness/Осознание (потребности в изменениях).

Desire/Желание (принимать участие в изменениях или поддерживать их).

Knowledge/Знания (о происходящих изменениях и том, как они происходят).

Ability/Способность (к изменениям).

Reinforcement/Подкрепление (способность поддерживать изменения в долгосрочном периоде).

Даже у лучших планов есть черные пятна, поэтому всегда важно быть готовым к возникновению непредвиденных ситуаций или проблем.

Например, кто-то может скептически отнестись к существующему положению дел и происходящим изменениям. Чтобы преодолеть возникающее противостояние, необходимо не просто признать наличие несогласных/альтернативного видения, но и понять его, чтобы адресно донести преимущества трансформации, опираясь на восприятие всей картины со стороны оппонента.

Другим распространенным примером барьера становится культура внутри компании. Если в организации не сформированы открытость изменениям, готовность попробовать новое, гибкость взглядов и привычек, — трансформация столкнется с существенными преградами. Необходимо поощрять адаптивность, формировать и демонстрировать ролевые модели поведения, поддерживающие необходимые изменения и доносить ключевые преимущества и возможности новой реальности.

Управление изменениями представляет собой структурированный и системный подход к трансформации компании, который призван минимизировать существующее сопротивление изменениям как со стороны сотрудников, так и со стороны организации, как системы.

Несмотря на разнообразие подходов и возможностей работы над трансформацией, существуют 4 обязательных принципа внедрения изменений в компании:

Понимание причин и преимуществ

Эффективный результат достигается только в том случае, когда вы знаете, какие предпосылки привели к необходимости изменений, и понимаете, к каким улучшениям они приведут компанию после реализации.

Планирование процесса трансформации

Для успешного изменения, важно не только понимать, чего вы хотите достичь, но и иметь полное представление о том, как вы будете двигаться к достижению намеченной цели. Для этого необходимо заручиться поддержкой руководства на необходимом уровне, понимать все возможности влияния и опции для торга.

Внедрение изменений

Как и в любой проектной деятельности, при запуске изменений важно убедиться, чтобы все вовлеченные лица знали свои роли, обязанности, ожидаемые результаты и полномочия. Необходимо проверить, что каждый из агентов изменений обладает необходимыми знаниями и компетенциями: навыками эффективной коммуникации, умением управлять персоналом, системным мышлением и развитым эмоциональным интеллектом.

С другой стороны, важна и поддержка сотрудников. Развитие новых навыков, необходимых в изменившихся условиях, поддержка выгорания как силами руководителей, так и за счет профилактики ментального здоровья.

Транслирование информации

Сотрудникам необходимо знать, зачем происходят текущие изменения, понимать, как это отразится на них, быть позитивно настроенными в отношении новых возможностей и видеть, как они будут и смогут действовать в новых условиях.

И хотя бизнес не может существовать без непрерывных трансформаций, каждое изменение конечно. Поэтому в управлении изменениями отделяются периоды «ДО» начала изменений, непосредственный «ПРОЦЕСС» трансформации и «ДОСТИЖЕНИЕ» нового состояния.