Онлайн встреча с командой – это не временная мера периода пандемии. Этот формат необходим в работе транснациональных компаний, смешанных команд и в период рабочих командировок.
Чтобы каждое совещание сохраняло свою эффективность, важно придерживаться нескольких принципов:
- Важна каждая рабочая встреча, не только очная. Сохраняйте структуру и правила во всех форматах совещаний. Так вы сохраните продуктивность команды.
- Перед началом цифрового совещания запланируйте несколько активностей или шуток, чтобы растопить лед между участниками, избавить от неловкости или привлечь внимание и сохранить вовлеченность всех участников.
- Делайте заметки и сохраняйте включенность на протяжении всего процесса. В цифровых совещаниях мультизадачность показывает, что вы не цените время собеседников.
Согласно исследованиям Harvard Business Review, высшее руководство тратит до 65% своего рабочего времени на совещания и встречи с менеджерами других подразделений, собирая информацию о прогрессе и достигаемых результатах. Мы уже как-то упоминали результаты опросов участников подобных совещаний и вывод был неутешительным – большая их часть не соответствует ожиданиям менеджеров и воспринимается как пустая трата времени.
Когда мы говорим о дистанционных совещаниях, показатели неудовлетворенности лишь растут. Несмотря на все технологические достижения в области цифровых коммуникаций, проблемы эффективного взаимодействия на расстоянии никуда не ушли. Сложности с подключением, прерывающаяся связь, отвлекающая обстановка и ошибки в распределении времени, приоритетов или ресурсов лишь усложняют процесс.
Кто сможет противостоять соблазну отвлечься на вкусную еду, стоящую справа от ноутбука, проигнорировать ребенка, пришедшего с вопросом, или не реагировать на всплывающие сообщения чатов или почты, которые возникают поверх экрана сообщения?
При этом дистанционная коммуникация усложняется еще и появлением новых правил и ограничений: как не начать говорить одновременно с коллегами, структурировать выступление или «держать» невидимую аудиторию?
Весной все старались включать камеры на совещаниях, осенью же этого почти никто не делает. И это самая незначительная проблема цифрового общения команд.
Может ли онлайн-встреча быть продуктивной?
Да, если все сотрудники будут вовлечены в процесс. А для этого необходимо привлечь их внимание и удержать на спикере.
Прослушивание монотонной речи, которая дублирует слайд или распечатку, которая уже есть у участников не стимулирует участвовать в процессе, особенно когда вокруг столько важных задач или интересных вещей.
Вот самые простые способы привлечения внимания участников, которые мы привыкли использовать как в собственных совещаниях, так и на вебинарах или онлайн-тренингах:
Приветствие. Поприветствуйте каждого участника лично или попросите их всех представиться, кратко рассказать, какая погода сегодня в их городе, или как работает их интернет. Любое личное включение, даже на абстрактную тематику поможет растопить лед между малознакомыми участниками, даст ощутить свой вклад в общее собрание (даже столь неоднозначный как меню на завтрак) и задаст тон общей включенность на всю дальнейшую работу.
Головоломки. Это может быть как начальное упражнение на общее командообразование, так и небольшой интерактив в процессе работы. Небольшой элемент веселья и креативности послужит батарейкой для всей команды и снимет напряжения, задействовав другие части мозга участников. Это позволит команде поддержать конструктив и продуктивность и в итоге сохранит больше времени на работу.
«Угадайка». Данный совет больше подойдет для тренинговых активностей, сессий мозгового штурма или отчетных совещаний команд, хотя это не умаляет его преимуществ. А в руках опытного руководителя он позволяет не только вовлечь команду и усилить запоминание ключевых моментов, но и получить много полезной и интересной информации об участниках совещания. Пусть все напишут в чате ответ на ваш вопрос. Все, что может быть измерено в цифрах или кратко описано одним предложением или имеет ключевую связь с повесткой дня. Например: «К каким выводам мы пришли по итогам прошлого собрания?», «Сколько составляет план продаж на этот месяц?», «Какое ключевое сообщение мы транслируем клиентам?».
Эти советы могут стать своеобразной «вишенкой на торте» продуктивных цифровых совещаний. Если вам кажется, что для повышения продуктивности встреч этого недостаточно, обратите внимание на следующие 6 шагов к продуктивным совещаниям.
- Повестка дня
Любая встреча, где не определена конечная цель станет тратой времени для большинства участников. В цифровой версии она станет провалом для всех.
Заранее сообщите всем, что планируется для обсуждения, каковы ожидания от каждого участника. Не забудьте запросить подтверждение получения и прочтения повестки. Ведь иначе ваша информация рискует остаться незамеченной.
- Фокусник
Любое обсуждение может выйти за рамки изначальной темы и перерасти в нечто иное. Чтобы поддерживать фокус внимания всей команды на заранее обозначенных целях и моментах, команде необходим фокусник. Он снимет с лидера процесса часть нагрузки по управлению процессом, которая возрастет из-за проблем со связью, качеством звука или иными факторами.
- Ограничение по времени
Временные барьеры помогают сотрудникам оставаться сосредоточенными и выделять самое главное для выступления. Так вы сохраните время, и сможете значительно повысить продуктивность команды. Кстати, принцип временных рамок действует везде. Чтобы ускорить выполнение задач, можно также ставить ограничения.
- Минимизация отвлекающих факторов
Постороннее движение или звуки на заднем фоне отвлекают всех участников. Чтобы этого избежать, попросите сотрудников найти максимально уединенное место, желательно у стены за спиной и одеть персональные наушники на совещание. Так не только повысится качество звука, но и будет меньше поводов отвлекаться на сторонние факторы.
- Подведение итогов с четкими шагами
Слишком часто результатом совещаний становится туманное представление о будущих действиях и изменениях. Участники не уверены, чего ожидают именно от них и существуют ли ограничения по срокам. Завершайте каждое совещание кратким резюме проделанной работы/или будущих конкретных обязательств для каждого участника.
- Поделитесь оцифрованными заметками
По окончании встречи, когда все было проговорено и определено, важно закрепить понимание у участников визуально и документально. Составьте список действий, ответственных и обозначенных сроков. Это позволит всем участникам еще раз перепроверить свое понимание договоренностей и наглядно увидеть план следующих действий.
Онлайн-встречи и дистанционные совещания – это настоящий вызов для команд, даже если часть из них всегда была дистанционной. Но если провести грамотную подготовку, структурировать весь процесс и управлять ходом обсуждений и встреч, они сохранят продуктивность в текущих условиях и помогут в будущем сэкономить на командировочных расходах.
Advance AG предлагает комплекс тренингов для руководителей и менеджеров любого уровня в области менеджмента и лидерства, которая обеспечивает получение фундаментальных знаний, а также позволяет формировать индивидуальные практические навыки.
В процессе прохождения программ руководители не только разберутся в профессиональных функциях и компетенциях, которые необходимы на разных уровнях организации, но получат специфические знания, которые позволят им эффективно организовать работу на командном уровне, управлять конфликтными ситуациями, обеспечивать взаимосвязь подразделений и передачу информации, мотивировать индивидуальный вклад всех сотрудников.
