Командное взаимодействие, вопреки распространенному заблуждению, — это не только и не столько объединение усилий. Даже сверхусилия, прилагаемые на протяжении долгого времени, могут не дать никакого результата, если в команде не выстроены коммуникативные процессы.

В современном бизнесе, где всё чаще возникает необходимость создания кросс-функциональных команд, коммуникация становится предметом пристального изучения. Методы повышения ее эффективности очень разнообразны, но в основе лежат единые принципы, которые связаны с тем, как вообще устроено командное взаимодействие, причем не только с точки зрения его элементов, структуры и динамики, но даже в большей степени — с точки зрения человеческих взаимоотношений.

Именно внедрение работающей коммуникационной стратегии дает эффект объединения разрозненных частей в единое целое. Отлаженные коммуникативные процессы можно сравнить с мотором, обильно смазанным маслом — все детали начинают работать плавно и точно. Появляется общее представление о проекте, повышается производительность, все этапы завершаются вовремя, а результаты начинают расти экспоненциально. В том числе, члены команды начинают больше доверять друг другу, появляются крепкие межличностные связи, растет чувство лояльности и сопричастности. Все это обеспечивает безопасную и приятную рабочую среду для вашей команды, что помогает повысить эффективность работы.

Специфика работы в тех или иных рабочих проектах, а также особенности конкретных людей, могут влиять на выбор каналов и стилей коммуникации. В этом плане все более значимую роль играют технологии, а их эффективное использование позволяет экономить время и помогает членам команды работать более результативно.

В большинстве проектов отлично срабатывает комбинирование методов, но ключевым моментом является то, как нарастить объем конструктивной коммуникации во всей команде в целом. Внедряя несколько простых стратегий, вы сможете укрепить взаимодействие во всей команде. Об этом мы расскажем парой абзацев ниже.

Итак, в этой статье мы решили дать несколько рекомендаций по созданию коммуникации в команде; и совет “номер ноль” – не останавливайтесь на этих рекомендациях, придумывайте больше способов укрепления взаимодействий, будьте креативны и мыслите нестандартно!

Когда все прячутся за закрытыми дверями, возникает атмосфера секретности. Это проявляется как на физическом, так и психологическом уровне. Открывая дверь вашего рабочего кабинета, поощряя открытую среду в команде, вы уже посылаете сообщение, что каждый является частью одной и той же команды. Вы эффективно устраняете барьеры, а также сигнализируете команде о том, что вы поддерживаете прозрачность — это важный концепт для укрепления доверия и ясности. Ваша команда также должна знать, что каждый может прийти к вам в любое время за помощью и наставлением, и что вы поощряете взаимодействие между коллегами.

Другой позитивный эффект политики “открытых дверей” заключается в том, что она поощряет скорее общение на регулярной основе, а не спорадические взрывы коммуникационной активности, как это часто бывает на собраниях. При таком подходе статус проекта может постоянно обсуждаться, что приводит к немедленному решению возникающих проблем.

Ожидание, что еженедельные собрания могут решить накопившиеся проблемы “одним махом” похоже на ситуацию, когда на компьютере нажимают одну и ту же клавишу десять раз подряд, думая, что это приведет к решению проблемы, которая не решилась одним нажатием — в конечном итоге это приводит только к перегрузке процессора и зависанию!

Представим, что вам передали черновую версию проекта, и вы даже не в курсе деталей и подробностей этого проекта. Если передать его обратно с пометкой “исправить” — это будет примером слабой рабочей коммуникации: член вашей команды будет ломать голову, думая «Как именно?» Он уже предоставил вам результаты работы в том виде, в котором посчитал нужным — что же именно он должен сделать, чтобы улучшить ее?

Знание того, как давать детальную и конструктивную обратную связь само по себе повышает качество коммуникации в команде. Научитесь предоставлять такую обратную связь, которая повышает компетентность членов вашей команды, а не создает дополнительные границы.

Хотя вербальная обратная связь может быть положительным опытом для всех, укрепляющим двусторонний диалог, который помогает вашей команде адекватно и критически оценивать свою собственную работу, у вас могут возникнуть сложности с тем, как аккумулировать и сохранить всю информацию об этом.

Рекомендуем каждый раз делать “резервное копирование” с помощью письменной записи в системе менеджмента проектов или хотя бы просто в блокноте. Если вы используете программное обеспечение для управления задачами, обратная связь видна всем — это может помочь улучшить общую коммуникацию и производительность.

Невнятные инструкции и недопонимание являются причиной многих проблем на рабочем месте. Если член команды не имеет четкого понимания, что от него требуется, он, вероятно, в конечном итоге не выполнит задачу корректно.

Прояснив роли и обязанности, вы сразу успешно минуете первое препятствие на пути к повышению производительности коммуникации. Используя такие методы, как Приоритизация ответственности (RACI), вы распределяете ее между наиболее компетентными сотрудниками, что помогает прояснить всю концепцию, задачи и поведение, ожидаемое от каждой из ответственных ролей.

Если команда хорошо справится с трудной задачей общими усилиями, ее члены автоматически станут коммуницировать лучше.

Помните, когда вы впервые присоединились к рабочему коллективу в качестве младшего специалиста, неуклюже стояли около кофемашины, не зная, что сказать всем своим новым коллегам? Даже сейчас в офисе, вероятно, есть только часть людей, которым вы просто улыбаетесь и приветствуете, проходя мимо.

Укрепление командного духа не только дает каждому возможность лучше узнать остальных, но и помогает создать среду, в которой каждый чувствует, что собственноручно инвестирует в результат компании. Это, в свою очередь, ведет к оздоровлению коммуникации.

Все мы слышали о командообразовании в формате веревочных курсов, полос препятствий или строительства стульев из пакета воздушных шаров, но создание командного духа можно производить и иными путями. Инициируйте ситуации, когда вы можете собрать сотрудников в неформальной обстановке.

Совместная встреча дает команде возможность расслабиться в нерабочей обстановке. Подберите свой способ — можно время от времени всем вместе отправляться на обед или ввести пятничный дресс-код, или даже раз в неделю проводить общий фитнес-класс в обеденное время; этого может оказаться вполне достаточно, чтобы “сломать лед”.

Или, что еще лучше, спортивный челлендж для членов разных подразделений может очень крепко объединить вашу команду, поскольку конкурентный дух заставит их работать вместе.

В этой статье мы поделились четырьмя советами, как создать эффективную коммуникацию в команде:

• придерживаться политики открытых дверей;
• поощрять двустороннюю обратную связь;
• прояснять роли и обязанности;
• укреплять командный дух.

Эти простые рекомендации помогут запустить процесс построения такой коммуникации в команде, которая сама по себе будет способствовать повышению эффективности работы в целом. Во второй части статьи мы дадим еще 4 совета на эту же тему!

Узнайте больше о подходящих программах в нашем портфеле!