Приближается конец года. Время, когда в компаниях подводятся итоги и намечаются планы на следующий год. Уже сейчас многие занимаются организацией и проведением стратегических и цикловых совещаний. Это, бесспорно, один из самых ответственных периодов в рабочем цикле каждой компании. Шаг в будущее начинается уже сегодня и, планируя свой год с учётом последних тенденций и подходов, необходимо применять технологии будущего на настоящем этапе. Для наиболее эффективного планирования будущей деятельности и изменений, необходимо иметь чёткое представление о том, что возможно и как это реализуется. Без полноценного понимания технологий практически невозможно учесть все нюансы в процессе составления планов. А как можно получить наибольшее представление? Конечно, на практике.
Цикловое совещание или стратегическая сессия — одна из самых затратных статей за год, которой невозможно пренебречь. С каждым годом доступные бюджеты становятся всё меньше, а поездки всё ближе и короче. Та же картина наблюдается при стратегических совещаниях — компании стараются оптимизировать и рационализировать бюджеты, выделяемые для данных мероприятий.
Современные условия рынка задают новые тенденции и вынуждают компании менять привычные форматы и действия. Но мы говорим о действительно важном событии, которым нельзя пренебречь. В рамках совещания не только вырабатывается и корректируется стратегия компании, но и проходит информирование, обучение и мотивация сотрудников. Важно, чтобы стратегия компании была не просто донесена до всех сотрудников, но и была ими принята и согласована c основными действиями каждого члена команды.
В прежние времена выездные совещания позволяли дополнительно мотивировать сотрудников на активную и продуктивную деятельность в течение всего рабочего цикла. Несомненно, увлекательные мероприятия, захватывающие и интересные поездки вселяли в сотрудников уверенность, что компания о них заботится и ценит усердие. Со временем поездки приелись, и ощущение стало ослабевать. Снижение вовлеченности персонала, отсутствие «огня в глазах» и переходный период рынка не стимулируют компании к продолжению традиций подобных совещаний. Изменились и сами компании, и их сотрудники. Необходимы новые способы мотивации и вовлечения, позволяющие построить поистине эффективную команду. * Что интересует миллениалов и насколько эффективна геймификация? Сотрудники нового поколения составляют значительный процент трудовых ресурсов компании, но изменения в «расстановке сил» влекут за собой и изменения в подходах к работе персоналом.
Как грамотно провести этап планирования и получить желаемые результаты?
Ни у кого не вызывает вопросов необходимость проведения планерок, встреч и совещаний – как иначе донести ключевые сообщения, фокус работы на неделю и другие важные сообщения? Но, к сожалению, они по-прежнему у многих ассоциируются с бессмысленно потраченным временем. Кто-то увлечённо рисует облака, кому-то нравится просматривать фотографии знакомых и друзей, выступающий уже планирует свой обед, а цель совещания давно позабыта. Какие форматы и подходы сделают этот процесс более эффективным, сократят время и позволят сфокусироваться на главном?
- Первым помощником вам будет «адженда» и соблюдение регламента. Напишите все ключевые положения на доске или флипчарте и строго держитесь его, а ведущий пусть возвращает к «повестке» тех, кто отвлекается или уводит обсуждения в сторону. Не поверите, но, казалось бы, такой простой инструмент позволил сократить время нашего следующего совещания в два раза;
- В соблюдении временных рамок и при анализе эффективности поможет таймкипинг (кстати, мы писали об этом вот в этой статье по таймменеджменту). Четко определите, сколько времени вы отведете на каждую часть обсуждения, а роль таймкипера отдайте одному из членов вашей команды. Так сохранится и концентрация, и весь процесс будет под контролем.
- В рамках любой встречи и совещания полезно заранее распределять роли: протоколист, лидер, посредник, участник. Наверно, наибольшее внимание стоит уделить именно протоколисту и лидеру. От того, насколько качественно будет систематизирована вся информация в рамках совещания и подведены ключевые итоги и последующие планы, зависит многое. А о роли лидера и его важности мы говорили уже неоднократно. (Читайте о том, кто такой лидер и зачем он нужен тут).
- До начала мероприятия будет полезно сообщить всем о его цели в любой форме, тогда каждый участник будет подготовлен и будет способствовать достижению заданной цели в процессе совещания;
- Исследования показали, что проведение планёрок «в стоячем режиме» благотворно влияет на соблюдение регламента и вовлеченность в процесс. Мы решили проверить результаты исследования на собственном опыте, и это действительно работает! (Однако не стоит проводить в таком формате стратегическое совещание, тут действительно нужны стулья)
- Нам всем давно известен лайфках про «садящийся телефон», когда телефонный разговор становится максимально коротким и продуктивным. Почему бы не использовать подобный подход и в реальной жизни?
- Один канал коммуникации. Сообщение всей организационной и дополнительной информации должно проходить по одному и тому же каналу для всех участников. В таком случае вы будете уверены, что все получили одинаковую информацию, никого не забыли и ответили на все возникшие вопросы.
- Время и место проведения для всех удобны, событие официально оформлено и согласовано, выставлено напоминание. Многие корпоративные почты позволяют высылать приглашения на мероприятия, в некоторых компаниях под это созданы целые системы, но что делать тем, кто не обладает подобными ресурсами? Есть несколько общедоступных сервисов, которые помогут на данном этапе:
- Google календарь. Если ваша команда активно использует Google в работе, то это прекрасное решение: можно обозначить дату и время, добавить адженду, выслать всем приглашение и напоминание. Главное не забывать так делать.
- Microsoft Outlook. Еще один популярный почтовый сервис в ряде компаний. Может делать всё то же самое, и достаточно прост в применении.
- Doodle. У сотрудников слишком разные графики и сложно найти оптимальное время? Тогда этот сервис для вас! Вы можете выбрать несколько возможных дат для проведения совещания пригласить участников. Каждый из них сможет отметить то время, когда он свободен. Минимум согласований, максимум эффективности.
- Встроенные модули для CRM систем. Для тех команд, которые используют подобные платформы, это наиболее удобная схема коммуникации. Храните все логи и взаимодествия в одном месте.
- Планировщики проектов Trello и Asana – наши любимцы J Идеальный способ передавать информацию, контролировать исполнение и назначать дату и время для встреч. Есть возможность прикладывать необходимые документы с тем, чтобы все участники могли ознакомиться с ними до совещания или в процессе.
А что делать со встречами?
Всё то же самое, плюс небольшая инфоргафика, которая позволяет определить, насколько необходима данная встреча в реальности.
Эта тема настолько обширна, что её практическое рассмотрение потребует не одной объемной статьи. Мы знаем, насколько много информации приходится обрабатывать каждый день, и как мало свободного времени в распоряжении каждого из нас, поэтому оптимизируем процесс передачи пользы.
Уже на этой неделе мы будем подробнее говорить об организации и проведении цикловых совещаний для компаний фармацевтического рынка в рамках нашего бесплатного вебинара 2 ноября.
Мы понимаем, что эта тема актуальна не только для фармацевтического рынка, но и для компаний других областей, поэтому подумываем провести отдельную сессию для всех желающих.
Если Вам интересны вопросы стратегических совещаний, и Вы хотите быть в числе участников, сообщите нам. Мы предварительно зарегистрируем Вас на будущий вебинар и сообщим о его проведении, как только дата станет известна.
* В этой статье мы писали о 7-ми формулах построения эффективной команды.