В первой части статьи мы обсудили, какую роль в бизнесе играют коммуникативные процессы, и поделились рекомендациями о том, как можно повысить их эффективность в команде: имеет смысл придерживаться политики открытых дверей; поощрять двустороннюю обратную связь; прояснять роли и обязанности всех членов команды; способствовать укреплению командного духа разными способами.

Как мы уже говорили, именно качественно выстроенная коммуникация позволяет максимально полно реализовать потенциал и сильные стороны каждого игрока, и напротив, команда, члены которой не умеют эффективно взаимодействовать друг с другом, похожа на двигатель, разобранный на отдельные части. Каждая из деталей — в отличном рабочем состоянии, но пока они не собраны в единый механизм, результата не будет.

Кстати, отчет AON показывает, что повышение качества коммуникации ведет к росту вовлеченности сотрудников. Когда степень вовлеченности сотрудников высока, они говорят более позитивно о компании, остаются в компании дольше, а их мотивация к выполнению работы растет. Подробнее о том, как вовлеченность влияет на эффективность работы сотрудников и прибыль компании, мы расскажем в одной из следующих статей.

В этой части мы продолжим обсуждение темы коммуникации в команде и дополним то, что уже было сказано, еще четырьмя способами ее укрепления. Итак:

Совместное общение лицом к лицу в неформальной обстановке обеспечивает идеальную среду для членов команды, чтобы расслабиться и осмыслить то, над чем они работали, и любые проблемы, с которыми пришлось столкнуться.

С другой стороны, такой перерыв — идеальное время, когда можно забыть о работе в течение 15 минут и практиковать искусство групповой беседы, делясь историями из жизни.

Еще один вариант — организовать большой перерыв один раз в неделю, например в понедельник, где вторая половина перерыва — исключительно для дискуссий по рабочим вопросам.

Интересный отчет опубликовал Harvard Business Review, где подробно описаны исследования, направленные на улучшение коммуникации с помощью кофе-брейков. Результаты показали, что такое “социальное время” может давать более 50% от всех положительных изменений в коммуникативных моделях компании, что доказывает высокую эффективность данного инструмента.

Когда дело доходит до общения, не стоит забывать о преимуществах обучения. Да, обучение требует времени, усилий и финансовых вложений, но по результатам исследований, рост результатов достигается в большинстве своем теми командами, где было проведено обучение навыкам коммуникации в том или ином формате.

Исследование, опубликованное в PubMed, демонстрирует, что тренинги, посвященные развитию коммуникативных навыков, повышают качество кросс-функциональной коммуникации. Результаты такого обучения практически не проявлялись сразу, но в течение 6 месяцев после обучения становились все более явными.

Этот эффект объясняется тем, что людям зачастую требуется некоторое время для того, чтобы навык стал работать в таком числе ситуаций, для которых он подходит. Однако есть и более “быстрые” форматы развития подобных навыков. Например, эмпирические форматы обучения, которые наглядно демонстрируют участникам положительный эффект от правильно выстроенной коммуникации и мотивируют на развитие необходимых навыков, а также являются дополнительной “платформой для отработки” как в течении самого мероприятия, так и после его завершения в формате обсуждения пережитого опыта.

Каждый проект, который осуществляется на вашей территории, требует индивидуальной доработки, и наиболее эффективный поток коммуникации должен способствовать этому. Если для конкретной задачи требуется практический подход, вам может потребоваться инициировать большее количество личных встреч для эффективного общения.

В вашем проекте могут быть участники, работающие дистанционно, и тогда напротив — личные встречи не будут возможны. И здесь в дело вступают технологии — видеоконференции могут быть эффективным способом «встретиться» для всей команды. В разумных пределах это удобно. Однако практика показывает, что очная встреча, подчас, более эффективна, поскольку сильнее вовлекает сотрудников в дискуссию.

В любых ситуациях выбранный способ коммуникации должен анализироваться и трезво оцениваться. Например, в нашей компании принято общение в Skype, несмотря на то, что мы находимся в опен спейсе. Сделано это было для того, чтобы не отвлекаться от рабочего процесса. Но, вместе с тем, со временем стало понятно, что и на него уходит огромное количество времени. Из плюсов — проще решать какие-то вопросы. Из минусов — письменная коммуникация не заменит устную, и она может еще больше провоцировать ситуации недопонимания, поскольку мы можем наделять другими эмоциями сообщения собеседника.

Сегодня менеджмент проектов через электронную почту признан недостаточно эффективным по ряду причин, и место почты заняли специальные онлайн-сервисы для управления текущими проектами и ведения ежедневной внутренней коммуникации. У этого инструмента множество преимуществ, которые мы затронем ниже, но смысл здесь в том, что аккумуляция разных коммуникативных потоков в одном месте позволяет сэкономить значительное время, а также избежать множества трудностей, связанных с путаницей в многочисленных файлах, утерей информации, сложностью поиска и пр. Общение становится проще, так как вся команда точно знает ситуацию по любой задаче и в любой момент. Кроме того, этот формат является основным в условиях удаленной работы.

Знаете ли вы, что среднестатистический сотрудник проводит более 1/4 своего дня в почтовом ящике? Кроме того, почти 20% дня тратится на поиск необходимой информации или кого-то, кто может помочь в решении той или иной задачи. А это впустую потраченное время, поэтому многие компании обращаются к облачному программному обеспечению для совместной работы.

Подобный тип программного обеспечения позволяет централизовать целые проекты в одном месте, позволяя каждому члену команды быстро и легко получать доступ к информации. Это устраняет необходимость в ответных и пересылаемых письмах, а также уменьшает количество собраний.

В качестве менеджера вы можете оперативно отслеживать статус проекта с помощью отчетов о ходе работы, следить за любыми возникающими проблемами и осуществлять мониторинг командного взаимодействия и общения.

Ваша команда может нажать на отчет о статусе, загрузить соответствующую информацию, напрямую связаться с коллегами и многое другое. Конечным результатом является улучшенная коммуникация, экономия времени и повышение производительности — беспроигрышный ход!

Независимо от того, работаете ли вы с удаленной командой или в офисе, хорошая коммуникация является критически важным фактором успеха проекта. Поэтому повышение эффективности командного взаимодействия должно быть в повестке дня любого бизнес-менеджера.

Следует поощрять все формы коммуникации, но для разных проектов более эффективными оказываются различные методы. Тем не менее, вы можете легко улучшить передачу информации и взаимодействие на рабочих местах, реализовав некоторые простые стратегии, в том числе:

• политика открытых дверей;
• эффективная обратная связь;
• разъяснение ролей и обязанностей;
• обучение конструктивной коммуникации;
• формирование командного духа с помощью командных и спортивных событий;
• установление времени кофе-брейков;
• активное использование облачного программного обеспечения для совместной работы.