Что: Принципы и процесс создания виртуальной команды

Почему важно: системный последовательный подход к формированию команды дает возможность развития потенциала.

 Особенности виртуальной команды

Чем мы дальше будем продвигаться по нашим урокам, тем меньше теоретической информации будет, поскольку многие вопросы были уже раскрыты. Как мы уже определяли, одной из самых серьезных сложностей для менеджера является формирование дистанционной команды. Почему одни виртуальные команды процветают, а другие не выдерживают и распадаются?  Сначала важно еще раз напомнить понятие  «виртуальное расстояние», которое было введено профессором Рейлли из Технологического Института Стивенса (США).  Он означает психологическую дистанцию, которая появляется между людьми, которые взаимодействуют через электронные средства  коммуникации. Чем же оно опасно для команды? Согласно исследованиям Лоджески и Рейлли последствия таковы:

• на 90% уменьшается эффективность инноваций;
• на 83% падает доверие между сотрудниками;
• на 80% уменьшается удовлетворенность сотрудников от работы;
• на 65% уменьшается ясность цели и роли каждого участника проекта;
• на 50% падает вероятность успешного завершения проекта (того, что проект уложиться в срок и в бюджет);
• на 50% уменьшается эффективность лидерства.

Одной из серьезных проблем в работе виртуального коллектива ученые Карен Собел Лоджески и Ричард Рейли считают так называемую affinity distance (некий барьер между дистанционными сотрудниками). Этот барьер может быть порожден как культурными различиями, так и психологической разобщенностью, мешающей достижению поставленных целей. Проблему affinity distance авторы предлагают решать посредством регулярного личного общения членов виртуальной команды. Люди разделены расстояниями, временем, подчас культурой, но тем не менее, они –  должны стать командой, у которой единая цель и задачи. Как можно дать возможность людям ощутить себя как единое целое? Для этого необходим ЛИДЕР, который создает команду через формирование видения, миссии и ценностей, и доверия.

Потребности членов виртуальной команды:

• Понимание «правил игры»: своя роль, полномочия, ответственность, цели, приоритеты.
• Обмен информацией: постоянное получение информации и обратной связи, возможность передачи ценной и значимой для сотрудника наверх.
• Возможности профессионального и карьерного развития
• Координация и взаимосвязь деятельности с результатами
• Сопричастность и чувство принадлежности к компании и команде.

Динамика формирования команды

Чтобы команда успешно развивалась, важно хорошо представлять себе динамику этого процесса. В качестве моделей, описывающих процесс развития команды предлагается «лестница Такмена» (Tuckman ladder), описывающая пять этапов жизненного цикла команды в рамках проекта: Формирование. На данной стадии члены команды собираются вместе и знакомятся с проектом и своими формальными ролями и сферами ответственности в нем. Члены команды на данной фазе, как правило, независимы друг от друга и не особенно открыты.

Шторм. В течение данной стадии команда начинает изучать работы по проекту, технические решения и подход к управлению проектом. Если члены команды не настроены на сотрудничество или не открыты различным идеям и перспективам, обстановка может стать непродуктивной.

Нормализация. На данной стадии члены команды начинают работать вместе и подстраивают свои рабочие привычки и модели поведения так, чтобы содействовать командной работе. Члены команды учатся доверять друг другу.

Результативность. Команды, достигшие стадии результативности, функционируют как хорошо организованное подразделение. Они независимы и спокойно и результативно решают проблемы.

Завершение. На данной стадии команда завершает работу и переходит к следующему проекту. Обычно это происходит при высвобождении персонала из проекта после завершения поставляемых результатов или в рамках процесса закрытия проекта или фазы.

Обычно эти стадии идут в определенном порядке, но нередко команда может «застрять» на определенной стадии или «скатиться» на более низкую. В проектах, члены команд которых ранее работали вместе, определенные стадии могут быть пропущены. Длительность каждой конкретной стадии зависит от динамики, численного состава и руководства команды. Если команда не является проектной, то некоторые стадии могут длиться долгое время, но тем не менее, при изменении ситуации или условий, команда может перейти на предыдущую стадию.

Старт виртуальной команды

1. Сформулируйте видение, миссию, как смысл деятельности, и цели команды. Сообщайте их при каждом возможном случае.

Единое видение создает смысл деятельности и четкое понимание роли и места всей команды в рамках всей компании. Видение показывает направление движения, и кроме того разработка видения сама по себе является инструментом формирования команды. Обсуждение видения и миссии команды дает возможность каждому участнику команды высказать собственное представление на значение и ценность деятельности в команде, провести связь между своим будущим своим и команды. Четкое определение видения и миссии является основой для определения собственных целей и приоритетов. Кроме того, они во многих случаях снижают вероятность непродуктивных конфликтов, поскольку в них заложены ключевые стратегии деятельности.

Примеры

Видение группы Saranta: Миссией команды техников является предоставление качественного и своевременного обслуживания всем клиентам компании Saranta в Северо-западном регионе. Наша основная обязанность – реагировать на запросы клиентов в течение 4х часов и решать все проблемы клиентов в течение 36 часов. Наш приоритет – соответствовать и превосходить ожидания клиентов

Видение команды продавцов Adventa: Основной целью команды продавцов восточной группы является постоянное расширение региона деятельности и постоянное поддержание роста продаж на 1.5 % в квартал. Наша миссия – расширение знания клиента о нашем продукте и укрепление репутации компании, как инновационной компании с наиболее передовыми предложениями.

2. Определите ценности и основные правила работы в команде. Следуйте им в процессе работы.

Следующий элемент, который взаимосвязан с миссией и видением, — это ценности команды. В ценностях закладываются принципы отношения к бизнесу, клиентам, компании, коллегам. Данные ценности, как правило, определяются для всей компании. Но при этом возможно, что команда может дополнить их собственными положениями, которые значимы только для этой команды. В идеале миссия виртуальной команды должна быть созвучной ценностям каждого ее участника — и как человека, и как профессионала, который хочет развивать свои навыки — и иметь ясное значение для компании. Осознание важности работы подвигает к увлеченному ее выполнению, предложению разных свежих идей и «зажиганию» команды в целом.

3. Формируйте доверие и поддерживайте мотивацию команды.
4. Составьте Директорию команды – кто есть в команде, контактная информация, локация, временная зона, адреса почты, телефоны, контактные данные по всем приложениям.
5. Пропишите и проинформируйте всех о процессах компании, взаимозависимости задач  друг от друга, покажите общую картину деятельности команды. Определите временные рамки, дедлайны.
6. Опишите структуру команды: роли, функции, области ответственности, полномочия, компетенции.
7. Определите ключевые показатели, структуру отчетности (период, время, формат, частота)
8. Определите Чарт коммуникации – каналы, форматы, технологии, правила общения в этих каналах.
9. Предоставьте всю эту информацию команде: письменно, на совещании, разместите в приложениях.

 Как видите, большинство из этих пунктов мы с вами уже сделали ранее. Если вы не делали такой старт и ваша команда работает уже давно, но вы все равно считаете, что было бы полезно, то сделайте Перезагрузку. Это такое же совещание, только целью его является провести аудит всей информации по команде и сделать коррекцию при необходимости.

Развитие командных компетенций

Для командных компетенций важно развивать у ее участников навыки межличностных отношений:

¡  управление конфликтами;

¡  влияние (состоит в умении собирать релевантную и критически важную информацию для решения значимых проблем и достижения соглашений при сохранении взаимного доверия);

¡  мотивация (создание возможностей для участия в принятии решений и поощрении их самостоятельной работы);

¡  переговоры;

¡  укрепление команды (состоит в операциях, которые улучшают социальные отношения и формируют атмосферу взаимопомощи и сотрудничества в команде.

Действия по укреплению команды могут варьироваться от пятиминутного пункта в повестке дня совещания по обзору статуса до специальных мероприятий для улучшения межличностных отношений среди членов команды. Цель выполнения действий по укреплению команды — помочь отдельным ее членам результативно работать друг с другом.

Поддержание взаимоотношений в команде

Что еще можно сделать, чтобы команда и дальше развивалась динамично и результативно? Кроме деловых подходов в последнее время многие компании практикуют нестандартные действия. Например:

Командные задания и  игры могут быть отличным способом, чтобы узнать друг друга лучше.  Для этого необязательно заказывать игры или специально организовывать, можно  сделать простые действия – «поделитесь фотографией а том, что было вчера в вашей жизни», «сообщите о себе или своей работе три факта, которые могут удивить нас».  Но не увлекайтесь неформальными методами, не перегружайте. Если вы не сторонник игр, то способы могут быть иными, например, «кофе и учеба», когда все наливают себе  кофе, садятся перед мониторами, а один человек просидит рассказ или презентацию темы, которая всем может быть интересна.

Или обсуждение «Каким был твоей день?»

Каждый делится тем, что он сделал в течение дня, какие новые идеи появились. Какие проблемы возникли, как их решили.

Совместные праздники «Drink and Learn”

Эллиотт Мейси, футуролог и ученый, организовывает такие неформальные посиделки для своей команды, чтобы просто поговорить, обсудить важные и не важные дела, просто увидеть друг друга, поболтать и повеселиться.

«У нас новенький!»

Виртуальная команда компания Zapier считает, что процесс  введения новичка настолько важен, что у них менеджеры находятся целую неделю рядом с новыми сотрудниками вместе, чтобы работать и учиться вместе.

 Суммирование:  Формирование команды и поддержание ее работоспособности – это динамический процесс, который требует постоянного внимания. Даже если вы эффективно запустили команду, и даже если вы работаете продолжительное время вместе, расслабляться не стоит. Нужно быть внимательным к сигналам (поведение, отношение, мотивация, вовлеченность, продуктивность, атмосфера, взаимоотношения). И если вы замечаете негативные проявления, то следует проанализировать причины, или хотя бы просто обратить внимание и наблюдать – случайное ли это проявления или признак реальных проблем. С виртуальной командой желательно определить для себя параметры «здоровья команды», которые вы будете наблюдать. Они могут быть как количественные (например, соблюдение дедлайнов, показатели продаж, количество жалоб  клиентов), так и качественные (конфликты в команде, демотивация нескольких человек, избегание под разными предлогами участия в видеоконферециях). И если вы наблюдаете такие признаки, то полезно провести анализ, обсуждение с командой или отдельными сотрудниками и подумать, что нужно менять и как нужно это делать.