Что: Определение границ и возможностей каждого члена команды

Почему важно: позволяет действовать более свободно, брать на себя ответственность.

 КЛЮЧЕВЫЕ МЫСЛИ:

 Координация ролей означает к четкому пониманию своих возможностей и ограничений. Понимание дает большую свободу действий и одновременно приводит к снижению конфликтных ситуаций.

Теория ролей

Согласно Теории ролей, действия каждого человека руководствуются его местом в социальной структуре. Каждый член ожидает набор поведения от себя и других в этой социальной обстановке. Личность рассматривается как совокупность ее социальных ролей. Согласно этим взглядам, человек в своей жизни, в общении с другими людьми, деятельности никогда не остается «просто человеком», а всегда выступает в той или иной роли, является носителем определенных социальных функций и моделей поведения. Концепции ролевой теории полезны для понимания различных коммуникативных процессов между людьми и группами людей, отношений руководства и подчинения. Поведение человека зачастую они зависят от набора стереотипов и ролей, которые и оказывают на него воздействие в той или иной ситуации, и он даже начинает испытывать те эмоции, которые соответствуют его положению.

В виртуальной команде участники играют три типа ролей:

Роли, ориентированные на выполнение задач команды или функциональные роли — это те роли, которые позволяют команде достичь своих целей, причина, по которой она была сформирована в первую очередь. Это, как правило, связано с их опытом в такой области, как инженер по разработке продуктов, бизнес-аналитик, менеджер проекта, продавец, координатор.

• Роли, ориентированные на создание/поддержание работы команды или социально-эмоциональные роли являются теми, которые помогают команде строить доверие, сотрудничать и эффективно работать над достижением общей цели. Например, некоторые люди способны мотивировать других, решать конфликтные ситуации. Они, как правило, рассматриваются членами неофициально в силу их предпочтений и личностей.
• Индивидуальные роли или нефункциональные связаны с личными потребностями члена команды, такими как стремление к признанию или контролю. Считается, что они оказывают негативное воздействие на доверие и сотрудничество.

Таким образом, мы видим, что для обеспечения успешного сотрудничества и обмена знаниями между виртуальными членами команды, важно, чтобы каждый член команды четко знал свои роли, ответственность, полномочия, ограничения.

Значение структуры ролей для виртуальной команды

Для эффективной виртуальной команды очень важна координация ролей. Это означает   управление взаимозависимыми задачами всех членов команды. Координация ролей между членами виртуальной команды является сложной задачей из-за следующих основных причин:

• Виртуальные команды поддерживают более плоскую структуру организации. Из-за отсутствия традиционной иерархии становится трудно поддерживать уровень отчетности.
• Виртуальные группы (особенно в проектах), формируются на короткий период времени, и бывает высокий уровень текучки. Это приводит к размытости ролей, ответственности и полномочий.

Как только человек понимает цель собственной деятельности, он может устанавливать собственные цели и планировать собственную деятельность. В свою очередь, данные цели в дальнейшем будут являться основой для коучинга и оценки компетенций каждого члена команды. Не является секретом, что наибольшее количество проблем и конфликтов возникает в том, случае, когда человек не понимает свою роль, область ответственности и границы полномочий. Сначала определяются общие роли и обязанности: то, что ожидается от каждого члена команды. После этого проводится определение индивидуальных областей ответственности.  Четкое понимание вклада каждого позволяет интегрировать команды в единое целое. Также необходимо сообщить каждому члену команды роли и ответственность друг друга, для того чтобы было четкое понимание взаимодействия.

Кроме того, это позволяет устанавливать четкие стандарты деятельности, контролировать и корректировать. И вам не придется выслушивать объяснение, что задача не выполнена, потому что сотрудник полагал, что это область ответственности другого человека. Определение ролей и областей ответственности позволит вам сформировать схему, которая наглядно определит, какие вопросы и задачи человек может делать сам, какие нужно согласовать, какие вопросы находятся вне его компетенции.

Схема распределения ролей

Сферы ответственности членов команды описываются либо в формальных в документах, которые могут называться «должностные инструкции» или формы «роли-обязанности-полномочия», либо гибко закрепляться и переопределяться в зависимости от изменения задачи.  В них определяются:

• Роль.

Функция, принятая сотрудником или назначенная сотруднику проекта.

• Полномочия.

Право задействовать ресурсы проекта, принимать решения, подписывать одобрения, принимать поставляемые результаты и влиять на других членов команды для выполнения работ проекта. Члены команды осуществляют свою деятельность лучше, когда уровень полномочий каждого из них соответствует их индивидуальной сфере ответственности.

• Ответственность.

Назначенные обязанности и работа, которую член команды должен выполнить для завершения операций проекта или для выполнения задачи.

• Компетентность.

Навыки и способности, необходимые для выполнения назначенных операций в рамках ограничений проекта.

Матрица определения ролей

Роли участников проекта, ориентированные на выполнение задач команды

• Определяет проблемы: определение общих задач группы.
• Ищет информацию: запрашивает фактическую информацию о задачах группы или методиках их исполнения, просит разъяснений относительно предложений.
• Предоставляет информацию: предлагает информацию для использования в решении задач, разъясняет предложения.
• Ищет мнения: запрашивает мнения относительно обсуждаемого вопроса.
• Высказывает мнения: делает утверждения по обсуждаемым вопросам.
• Проверяет целесообразность: сопоставляет предлагаемые решения с реальным положением дел.

Роли участников проекта, ориентированные на создание/поддержание работы команды

• Координирует: поясняет утверждения и показывает их связь с другими утверждениями, анализирует предлагаемые варианты.
• Гармонизирует: улаживает споры и разногласия, акцентирует общность взглядов.
• Ориентирует: помогает группе придерживаться плана, обнаруживает отклонения, предлагает процедуры для повышения эффективности работы группы.
• Поддерживает-вдохновляет: высказывает одобрение предложений других участников, демонстрирует теплое и чуткое отношение к ним.
• Сопровождает: последовательно продвигается по всем этапам вместе с командой, принимает чужие идеи, выражает согласие.

Индивидуальные роли участников проекта (нефункциональные)

• Блокирует: мешает работе группы, вызывая споры, оказывая неаргументированное сопротивление и несогласие. Позже возвращается к забытым вопросам.
• Уклоняется от работы: дремлет, занимается посторонними делами, переговаривается с другими
• Отклоняется от темы: превращает обсуждения в личный разговор, разражается длинной речью по краткому вопросу

Временные или  ситуативные  роли

• Роли при принятии решения.

При принятии решения распределение ролей тоже может быть полезным, поскольку позволяет разграничить полномочия участников. Основная цель заключается в том, чтобы эффективно распределить роли между членами команды и прояснить процесс для каждого из них, особенно если речь идет об организации в целом или о кроссфункциональной группе. Модель RACI упрощает сложные процессы, в которых задействовано сразу несколько сторон.

R – Responsible (Исполнитель) — тот, кто делает всю работу. R — это человек, от которого зависит результат. Одну и ту же задачу могут выполнять несколько Исполнителей.

A — Accountable (Ответственный) — тот, кто принимает окончательное решение. А несет ответственность за процесс, проблему или проект. Как правило, у одной задачи есть только один Ответственный.

С — Consult (Консультант) — тот, кто обладает знаниями в нужной предметной области, может дать рекомендации и помочь с решением. Консультантов может быть несколько (как внутренних, так и вне I – Inform (Информируемый) — тот, кто должен узнать о решении (его мнение при этом не учитывается). Информируемых может быть несколько (как внутренних, так и внешних).шних).

Роли при проведении совещания

ЛИДЕР:

• Отвечает за подготовку, проведение и последующую координацию действий.
• Решает кто, когда, где, когда.
• Составляет и распространяет повестку совещания
• Координирует присутствие участников.
• Координирует время совещания
• Управляет темпом обсуждения.
• Отвечает за распределение заданий.
• Отслеживает выполнение назначенных действий.
• Координирует запись и распространение информации, решений и заданий.

ФОКУСНИК:

• Следит за тем, чтобы дискуссия не отклонялась от цели совещания

ХРАНИТЕЛЬ ВРЕМЕНИ:

• Следит за временными рамками.
• Помогает поддерживать темп обсуждения.
• Сообщает время обсуждения вопроса (В соответствии с повесткой).

СЕКРЕТАРЬ (ПИСАРЬ):

• Внимательно следит за обсуждением.
• Конспектирует ключевую информацию.
• Записывает решения, действия, важную информацию.
• При необходимости предоставляет информацию.
• Предоставляет всем участникам информацию по результатам совещания после его окончания.
• При необходимости согласует план действий и предлагаемые изменения (если таковые имеются)

УЧАСТНИК:

• Приходит на совещание вовремя и подготовленным к совещанию.
• Сфокусирован на решении обсуждаемого вопроса, внимателен.
• Участвует в обсуждении.
• Относится к другим участникам с уважением.
• Не перебивает других.
• Побуждает других к участию
• Помогает поддерживать сфокусированное обсуждение

Шаги создания Схемы ролей и ответственности

1. Определите роль, функции, области ответственности и полномочия для этой роли, и на что эта функция влияет.
2. Вернитесь к рассмотрению бизнес процесса и определите, какие роли, функции отсутствуют?
3. Какие области ответственности перекрывают друг друга, а где есть разрывы?
4. Оцените уровень компетентности, необходимый для роли. Если нет соответствия, то подумайте об обучении, развитии, возможно о замене сотрудника или наборе дополнительного.
5. Оцените, чего не хватает и что вам нужно. Вопросы, которые следует задать, включают в себя следующее: Есть ли какие-либо функциональные области, в которых вам не хватает? Есть ли важные приоритеты, которые могут отойти на второй план из-за нехватки ресурсов? При сравнении ваших целей на предстоящий год с навыками в вашей команде для их достижения, какие пробелы существуют? Существуют ли цели, которые уже не являются важными и актуальными, которые высвободят больше времени для той или иной роли?
6. Решите, что необходимо сделать. Возможно, нужно изменить области ответственности, или взять нового сотрудника, или изменить процесс.

ПРАКТИКУМ

ТРЕНИРОВКА

Задание 1.  «ВОПРОСЫ ДЛЯ РАЗМЫШЛЕНИЯ»

• Возникают ли в нашей команде конфликты из-за того, что сотрудники не знают четко свои области ответственности и границы полномочий?
• Возникают ли сложные или конфликтные ситуации из-за того, что члены команды нечетко или неточно понимают ответственность и ограничения других?
• Проводите ли все время от времени проверку распределения ролей и коррекцию?
• Все ли члены команды обладают достаточной компетенцией, чтобы соответствовать своим ролям?
• Если нет, то как вы планируете перекрывать этот разрыв?

ВЗАИМОСВЯЗЬ (APPLICATION)

 СТРАТЕГИЯ 8: ОПРЕДЕЛИТЕ СХЕМУ РОЛЕЙ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Вариант 1.

Вариант 2.

БУСТЕРЫ (BOOSTERS)

Booster 1. СЦЕНАРИЙ СЕССИИ С КОМАНДОЙ. «РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ»

• Время 30-40 минут
• Формат: видеоконференция, Скайп звонок, Zoom, Miro
• Подготовка: собственная схема, разработанная заранее

Тема: «Роли и ответственность»

Цель: Помочь команде понять вклад друг друга, узнать, что нужно каждому для того, чтобы быть успешным. Осознать зависимость от результатов друг друга. Прояснить ожидания, которые есть у сотрудников друг от друга, менеджера.

Шаг 1. Подготовка

Напишите на листе или доске (или в Приложении виртуальных Post it Notes)

• Роль
• Ответственности (что я думаю)
• Ответственности (что думают другие)

Шаг 2. Определите роли (5 мин)

Определите, какие роли есть в команде (например, руководитель группы, разработчик, дизайнер, бухгалтер) и напишите их в подготовленном разделе «Роли» таблицы, подготовленной вами.

Шаг 3. Уточните свои собственные обязанности (10 мин)

Подумайте о топ-3 — 5 областей, за которые отвечает ваша роль. Напишите каждую ответственность на Post it Notes, а затем ранжировать их в приоритетном порядке.  Для каждой из других ролей определены, запишите 1 — 2 обязанности, которые вы считаете их приоритетными.  Определите также функции или области, которые не имеют четкого «владельца».

Шаг 4. Рассмотрите каждую роль (5 min)

Для каждой из других ролей определены, запишите 1 — 2 обязанности вы считаете их приоритетными.   Найдите обязанности, которые не имеют четкого владельца. Запишите их тоже для обсуждения в шаге 5.

Шаг 5. Обсудите каждую роль (25 min)

Определите функционал каждой роли, ответственности, найдите, где области перекрываются, а где функционал не имеет владельца. Перегруппируйте ответственность, если необходимо. Сравните, что думали вы о своей роли, и как ее воспринимают другие.

Суммируйте всю информацию.

Подтвердите понимание и согласие всех членов команды.

Booster 2. ЕЖЕДНЕВНЫЕ ЗАДАНИЯ

Выберите то задание, которое вы считаете для себя сейчас самым полезным. Выполняйте его в течение 4-7 дней. Только одно задание, занесите в органайзер напоминание о нем. Вечером проводите анализ, насколько вы следовали этому правилу.

• Определяйте роли при проведении совещания
• Перед совещанием по принятию решения, останавливайте работу группу и четко определяйте роль каждого человека по данному решению
• Напоминайте членам команды многократно их область ответственности и четкие формулировки роли.

Booster 3. АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ НАУЧЕНИЯ

• Задание выполняется через 1 месяц
• Поставьте в вашем календаре дату анализа результатов
• Время: 10-15 минут
• Как изменились взаимоотношения в команде, когда все четко знают свои роли и ответственность?
• Что еще не получается и что вы намерены делать?
• Нужно ли еще раз провести коррекцию ролей?
• Как это влияет на процесс работы команды и результаты?