Что: Структурировать процессы и процедуры как элемент управление продуктивностью

Почему важно: для того, чтобы и менеджер, и команды четко представляли путь достижения цели и правила поведения.

 КЛЮЧЕВЫЕ МЫСЛИ:

Определяющее влияние на результаты деятельности команд оказывает то, как налажены процессы командной работы, и в первую очередь это процессы координации работы сотрудников и коммуникации. Если команда ориентирована на конкретную цель, процессы координации действий и коммуникации выстроены, есть взаимозависимость и нагрузка перераспределяется сбалансированно, то такая команда может превзойти по продуктивности традиционную команду.  Производительность зависит не от расстояния или нахождения в одно помещении, а от четкости процессов, логичности и гибкости процедур.

Исследования

Ученые утверждают*, что дистанционные команды справляются с проектами эффективнее офисных работников, при условии, что рабочий процесс грамотно настроен. При отсутствии очного контакта между сотрудниками как никогда важна регулярная обратная связь и поддержка коллег.  В исследовании D.Staples “Exploring Traditional and Virtual Team” было проведено сравнение работы дистанционных и традиционных команд. Вывод: определяющее влияние на результаты деятельности команд оказывает то, как налажены процессы командной работы, и в первую очередь это процессы координации работы сотрудников и коммуникации. Все процессы можно разделить на две категории: процессы, связанные непосредственно с выполнением задач, и личностные процессы.

Первая группа процессов является решающей для достижения результатов. Если команда ориентирована на конкретную цель, процессы координации действий и коммуникации выстроены, есть взаимозависимость и нагрузка перераспределяется сбалансированно, то такая команда может превзойти по продуктивности традиционную команду.  Производительность зависит не от расстояния или нахождения в одно помещении, а от четкости процессов, логичности и гибкости процедур.  Для того, чтобы все процессы были наглядные для всей команды, полезны Дорожные карты (Road Map).

*Lisa Handke et al. Interactive Effects of Team Virtuality and Work Design on Team Functioning, Small Group Research (2019) 

ДОРОЖНАЯ КАРТА (ROADMAP)

Дорожная карта – наглядный пошаговый план достижения конечных целей компании. Это универсальный инструмент планирования и синхронизации работы над любыми проектами. Используется в самых разных сферах. Чаще всего дорожная карта применяется к созданию продукта или проекту, но она может быть также полезна для определения процессов любой команды. Нужно обходить препятствия прежде, чем они станут проблемой.  Карта дает возможность вам и команде понять, как вы будете идти к цели, как будете взаимодействовать, обмениваться информацией, что и в какое время должно быть достигнуто, какие будут промежуточные результаты. Карта дает возможность обозначить желаемые сроки работы, ключевые показатели и форматы коммуникации. Дорожная карта может быть, как сложной, многоуровневой, так и самой простой, схематичной. По сути, roadmap подразумевает главное направление бизнес-стратегии. В отличие от плана проекта, где детали обрисованы, дорожная карта должна быть простой и не содержать мелочи. Это делает ее полезным инструментом для управления ожиданиями заинтересованных сторон, а также для обмена планами и координации ресурсов с другими командами.  Карту можно разместить в облачном ресурсе, чтобы она была доступна всей команде, и чтобы при внесении изменений, все члены команды могли ознакомиться с изменениями.

 Для чего нужна?

В первую очередь, для того, чтобы команда действовала согласованно, в соответствии с четко определенными задачами. Основной момент здесь – конкретизация направления работы и ее последовательность: решили одну задачу, переходим к следующей или параллельно работаем сразу над несколькими пунктами. Такой документ помогает в составлении прогнозов развития идеи, а также позволяет заранее определить риски и по возможности избежать их. Кроме того, в процессе создания дорожной карты могут возникнуть новые идеи по поводу привлечения внимания пользователей, более быстрого освоения международного рынка, эффективных стратегий развития. Работа по четкому плану всегда результативнее хаотичных метаний – меньше шансов что-то упустить и наделать ошибок

Когда нужна?

Создание нового продукта. В дорожной карте продукта будут описаны такие необходимые детали, как сроки запуска, обучение консультантов преимуществам продукта, рекламные компании и акции, техническое обеспечение, тестирование и т.д.

Демонстрация преимущества. Такая карта полезна, если нужно показать разницу, наглядно продемонстрировать преимущества вашего процесса или качества обслуживания

Внедрение стратегии. Полезна в случае, когда в компании запускают новую стратегию или выводят продукт на новый рынок.

Проведение системы обучения. В карте показан пошаговый путь развития и обучения сотрудников, постановки индивидуальных планов развития.

Карта проекта. Может использоваться практически в любой области.

Какой должна быть карта, чтобы она была понятна всей команде?

• Хорошо визуализированной;
• Глобальной в плане сути;
• Краткой в плане текста;
• Четкой в плане цифр;
• Визуально понятной всем членам команды.

Как выглядит roadmap

Грамотно составленная дорожная карта содержит одну реалистичную цель и несколько вариантов ее достижения. Приоритет отдается самому выгодному, остальные применяются в случае форс-мажора.

Задачи

• Является основным документом для реализации стратегии
• Отражает миссию и цели проекта
• Демонстрирует основные направления действий для ключевых игроков команды
• Синхронизирует участников проекта

Элементы

• Команда — те, кто реализует проект
• Аудитория — те, для кого все создается
• Цели проекта — для чего совершаются действия
• Визуальные элементы — схемы движения в виде таблиц, графиков, путевых карт, рисунков

Содержание

• Цель проекта
• Необходимые мероприятия и ответственные
• Основные требования к работам
• Интервалы времени, которые необходимы для выполнения действий
• Контрольные точки на каждом этапе проекта
• Альтернативные варианты пути реализации

Каким образом можно ее создать? Для этого есть различные ресурсы, от сложных программ до простых приложений. Можно использовать готовые шаблоны в PowerPoint, можно хоть рисовать от руки. Главное, чтобы процесс был определен, объяснен и понятен всем членам команды. Оформление карты зависит от проекта, задач и целей.

Microsoft Excel или Google Таблицы

Если у Вас есть навыки работы с электронными таблицами, можете создавать дорожную карту в них. При этом карта будет отображать основные моменты ключевой цепочки “цели – задачи – команда – сроки – подходы”, которую Вы составите заранее.
Плюсы: простой, дешевый и доступный для всех способ разработки дорожной карты.
Минусы: нет автоматического обновления, отсутствие визуализации.

Презентации

Подойдет любая программа для создания презентаций, например, Power Point или Google Презентации.

Плюсы: простое использование всеми участниками процесса, творческая работа.

Минусы: нет автоматического обновления и синхронизации между участниками.

Сервисы

Практически профессиональный подход к созданию. Сервисы:  GanttPRO, Roadmunk, Hygger, Taskworld

Плюсы:  Удобство использования, обновления и обмена информацией

Минусы:  затраты, необходимость освоить программу, наличие у всех членов команды

Также дорожные карты отличаются в разных командах (Agile и Waterfall). Команды Waterfall обычно бизнес-ориентированы, основаны на финансовых метриках. В Agile цели ориентированы на клиента (например, рост пользователей и удовлетворенность клиентов). Дорожные карты в Waterfall отражают завершения в срок год или два года, а дорожная карта Agile обычно отражает квартальные завершенности. Планирование в компаниях Waterfall и Agile также отличается в зависимости от сроков. Различия также связаны с принципом взаимодействия. Взаимодействия в командах Waterfall последовательны, а члены Agile-команд работают в соответствии с кросс-функциональностью и одновременностью действий. Наконец, дорожные карты Waterfall имеют ограниченную гибкость, а дорожные карты Agile гораздо более гибки, как и сама методология.

  СХЕМЫ (BLUEPRINTS)

Структурировать можно и нужно абсолютно все аспекты деятельности: шаблоны обслуживания клиентов, планы онлайн-маркетинга, бизнес-процессы, этапы конверсии, запуск новых продуктов, настройки хостинга и многое другое.  Думать и планировать в формате блок-схем и чертежей весьма полезный навык для менеджера, особенно в виртуальном мире. У него расплывчатые неясные очертания, а структурирование позволяет придать этому миру границы и опоры. Когда вы используете такой подход, то по сути вы на самом деле придаете четкость собственным идеям и мышлению. Схемы бывают разных форматов, каждый из которых может быть полезен в разных ситуациях, в зависимости от того, что вы пытаетесь донести или создать.

Вот несколько форматов и краткие описания каждого из них:

Блок-схемы – самый распространенный метод записи идей.

Они быстро создаются и содержать текстовые комментарии, которые помогают донести свою идею до других. Они содержат пошаговый план достижения или выполнения поставленных целей, позволяют быстро увидеть шаги, связанные с любым процессом или задачей. Блок-схемы работают очень хорошо, когда вам нужно что-то объяснить в первом приближении без лишних подробностей.

Интеллектуальные карты (Mind Maps) – подходят для мозгового штурма или при построении общего плана действий. Интеллектуальные карты полезны, если вы, например, планируете стратегию проникновения на рынок с новым продуктом. Если т блок-схемы обычно охватывают одну тему или конкретный процесс, то интеллектуальные карты позволяют включать несколько тем в одну карту. Например, маркетинг, производство и стратегия могут находиться в одном документе. Интеллектуальные карты очень похожи на блок-схемы, но они интерактивны, тогда как блок-схемы являются более статичным решением. Кроме того, интеллектуальные карты не требуют пошаговой последовательности операций, которая требуется для блок-схем.

 Видео формат – подходит для подробного объяснения. Видео отлично подходит, поскольку те, кто смотрит и слушает, также ориентируются на интонации спикера и расставленные акценты. Как правило, предпочтительный тип видео —  “screencast”, когда команда слышит голос и видит рабочий экран и движения мыши. Словно кто-то стоит у вас за плечом, пока вы им что-то показываете на компьютере. При этом у видео есть несколько существенных недостатков, которые необходимо учитывать. Во-первых, их сложно изменить. Поэтому, если часть процесса изменяется, видео придется переписывать, а это занимает много времени. Во-вторых, оно не дает быстро увидеть процесс. Вместо этого приходится тратить 10 — 15 минут на просмотр видео.

ПРАКТИКУМ

ТРЕНИРОВКА

Задание 1. «СОЗДАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ ВИРТУАЛЬНЫМИ КОМАНДАМИ»

Прочитайте кейс из опыта управления одной успешной виртуальной командой и подумайте, какие процессы или процедуры из опыта ее лидера могут быть полезны вам и вашей команде.

Задание 2: «АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ НАШЕЙ КОМАНДЫ»

• Какие процессы задействованы в работе моей команды?
• Какие проблемы чаще всего возникают? Какие процессы являются самыми проблемными?
• С чем они связаны? С кем они связаны?
• На что влияют эти процессы? Как именно влияют? На что могу повлиять я сам? Какая помощь мне будет нужна?
• Кто включен в эти процессы (стейкхолдеры, исполнители, партнеры, клиенты)? Кто является ключевыми людьми и элементами в этих процессах?

ВЗАИМОСВЯЗЬ (APPLICATION)

 СТРАТЕГИЯ 7: РАЗРАБОТАЙТЕ ROAD MAP

В уроке 6 вы определили цели своей команды. Теперь нужно построить дорожную карту процесса достижения вашей цели. Выберите любой подход – рисовать в таблице, в PowerPoint (шаблоны прилагаются), или можете попробовать какой-либо из сервисов, один из самых удобных  https://ru.venngage.com/features/dorozhnaya-karta. Онлайн-конструктор дорожных карт Venngage позволяет работать над созданием дорожной карты всем участникам проекта благодаря наличию функции доступа для команды. Участники вашей команды могут копировать дизайн дорожной карты в свои аккаунты. Перед составлением карты важно напомнить себе, что это стратегический инструмент, и он должен быть достаточно общим, чтобы в его рамках потом можно было планировать непосредственную работу по проекту и актуализировать содержание, не отступая при этом от генеральной линии.

БУСТЕРЫ (BOOSTERS)

Booster 1.

ИССЛЕДОВАНИЕ «ЧТО НАМ МЕШАЕТ?»

1 часть. Выясните в любом формате и по любому каналу мнение ваших сотрудников, какие процессы и процедуры вызывают у них наибольшую сложность в работе. Что именно мешает? Как именно мешает? На что влияет?

2 часть. Выясните у ваших коллег, у подразделений, с которыми вы работает, какие элементы взаимодействия с вами они бы хотели проработать? Улучшить? Изменить? Исключить?

Данная информация будет вам полезна при разработке карты ваших процессов

Booster 2.

СЦЕНАРИЙ СЕССИИ С КОМАНДОЙ. «РАЗРАБОТКА ДОРОЖНОЙ КАРТЫ»

• Время 60 мин минут
• Формат: видеоконференция,  Teams, Zoom, Miro
• Подготовка:

ЦЕЛЬ: Проработать дорожную карту с командой

СКАЖИТЕ:

• Мы с вами определили наши цели. Теперь нужно понять как мы будем идти к этой цели, для этого мы разработаем Дорожную карту нашей стратегии. Я предварительно подготовил(а) основу такой карты, но реализация потребует совместной работы нашей команды.

ОБЪЯСНИТЕ  основы создания и ценность дорожных карт, как и для чего они создаются.

СПРОСИТЕ:

• Все ли понятно? Есть ли еще вопросы или неясности? Пожелания?

ОБЪЯСНИТЕ алгоритм постановки цели, который вы хотите внедрить как основной способ в вашей команде.

ОТВЕТЬТЕ на вопросы.

НАПОМНИТЕ ЦЕЛЬ КОМАНДЫ

• Но сначала я напомню нашу цель, приоритеты и ожидания компании от нашей команды….

ПОКАЖИТЕ вашу карту, объясните ход ваших мыслей

• Эта разработка является идеей, как мы можем двигаться для достижения результата, я расскажу свои идеи и предложения, а затем мы обсудим ваши предложения, замечания и, самое главное, ваши идеи. Напомню, это мы с вами разрабатываем стратегию движения вместе

ОБСУДИТЕ карту с командой.

ПОДВЕДИТЕ ИТОГИ:

• Мы с вами определили дорожную карту нашей стратегии. И сразу скажу, что принципиально важно, чтобы все двигались именно так, как запланировано,  соблюдая все сроки и показатели деятельности.

ДАЙТЕ ЗАДАНИЕ:

• Я вышлю всем ссылку на эту карту, чтобы вы могли еще раз подумать, может быть возникнут еще идеи и предложения, а после этого мы зафиксируем ее и начнем движение к цели. ПОБЛАГОДАРИТЕ КОМАНДУ ЗА УЧАСТИЕ

Booster 3. ЕЖЕДНЕВНЫЕ ЗАДАНИЯ

• Определите те элементы вашей работы, которые будет полезно проработать с помощью Ментальных карт (Mind map): обучение команды, развитие отношений с клиентами, внедрение продукта, ваше собственное развитие. Составьте эти карты шаг за шагом.
• Возьмите за правило, объясняя что-либо, или планируя, оперировать в рамках ментальных карт.
• Научите своих сотрудников пользоваться этим инструментом, чтобы вы говорили на одном языке.

Booster 4. АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ НАУЧЕНИЯ

• Задание выполняется через 1 месяц.
• Поставьте в вашем календаре дату анализа результатов
• Время: 10-15 минут
• Как дорожная карта помогает нам в работе?
• Что изменилось в качестве нашей работы?
• Соблюдали ли члены команды сроки и показатели деятельности?
• Насколько четко вы контролировали точность и своевременность движения каждого члена команды согласно дорожной карте?