Что: Стратегии и каналы коммуникации
Почему важно: Выбор наиболее эффективных стратегий и четкая система каналов обеспечивает качественный поток информации виртуальной команды
КЛЮЧЕВЫЕ МЫСЛИ:
Большинство взаимодействий происходит через электронную почту, чат или звонки. Обеспечение свободного потока точной информации по всей структуре вашей компании означает формирование культуры общения и использование правильных инструментов для работы. Когда в команде создана такая культура сотрудничество, то это снимает много проблем и помогает избежать непродуктивного поведения.
Связь сотрудников является ключевым фактором в любом виде деятельности, но особенно она важна для виртуальной команды, потому что большинство взаимодействий происходит через электронную почту, чат или звонки. Обеспечение свободного потока точной информации по всей структуре вашей компании означает формирование культуры общения и использование правильных инструментов для работы. Когда в команде создана такая культура сотрудничество, то это снимает много проблем и помогает избежать непродуктивного поведения. Что возможно сделать для того, чтобы коммуникация была фактором успеха, а не источником проблем?
Можно выделить несколько стратегий:
1.Создавайте культуру коммуникации
2. Разработайте и соблюдайте Чарт/ Протокол коммуникации
3. Выберите эффективные каналы коммуникации
4. Определите лучшие технические инструменты
СТРАТЕГИЯ 1: Создайте культуру коммуникации
Как руководитель, вы отвечаете за качество коммуникации в вашей команде. Создайте понятные правила взаимодействия, разработайте правила, соблюдайте их сами и требуйте соблюдения от других, вносите изменения, отказываясь от неэффективных инструментов и внедряя новые полезные. Регулярно анализируйте качество, скорость и стиль коммуникации, проводите разбор ситуаций и примеров с командой. Не полагайтесь на то, что все самостоятельные и взрослые люди и должны сами понимать, как нужно общаться. Не думайте, что если вы работали со своей командой долго в реальном офисе, то у вас всё легко получится и в виртуальном. Не питайте иллюзий, что если к вашему проекту привлекли опытных профессионалов, то они уже и так знают, как нужно общаться. Развивайте собственные навыки постоянно, ведь если ваш персонал видит, что вы эффективный коммуникатор, они последуют вашему примеру, рано или поздно. Не успокаивайтесь на том, что вы разработаете Чарт/ Протокол коммуникации и один раз объясните его команде. Вам придется эти правила упорно внедрять, контролировать и определенное время давать обратную связь. Будьте терпеливы, если технические нововведения (платформы и приложения) будут внедряться с трудом и вызывать поначалу больше проблем и сопротивления, это естественный процесс привыкания к новому.
Еще важный элемент культуры — это виртуальное пространство, имитирующее офис, это может быть чат, форум, группа. Этот чат должен быть открыт постоянно. Это место, в котором есть возможность обсуждать важные вопросы и чувствовать, как мы связаны как одна команда. Хотя для этого чата также нужно иметь правила, чтобы эти разговоры не отвлекали. Такой чат помогает сохранить чувство социальной связи.
Еде важный элемент культуры – это единый язык, терминология и понятия. Если мы работаем в одном пространстве, то недопонимание или расхождение в смыслах можно быстро прояснить. В виртуальном пространстве, это процесс может занять гораздо больше времени, поэтому такие договоренности экономят много сил, времени и нервов.
СТРАТЕГИЯ 2: Выбирайте эффективный канал коммуникации
Виртуальная коммуникация требует соблюдения определенного протокола, поскольку в ней изначально есть сложности с личным контактом. Однако, благодаря многим практическим и полезным инструментам, доступным с помощью современных технологий и онлайн ресурсов, использование виртуального режима может обеспечивать эффективное взаимодействие команды. Главное, это выбрать зависимости от ваших потребностей наиболее эффективные средства. Ниже приводятся данные исследования о частоте использования разных каналов.
Стратегия 3: Разработайте и соблюдайте Чарт/ Протокол коммуникации
Как уже мы говорили в Уроке 1, общение виртуальных команд имеет большое число ограничений. Единственный способ избежать ловушек – быть предельно ясным и дисциплинированным в том, как команда будет общаться. Создайте правила (Чарт/Протокол, или найдите свое название этому документу), которые устанавливает нормы поведения при участии в виртуальных совещания, общении по телефону, переписке. Разделите это правила на категории — базовые, которые все обязаны неукоснительно соблюдать, и специальные, которые могут касаться отдельных каналов или ситуаций. Вы должны ознакомить всех с этим документом, объяснить все положения, рассказать, почему они важны и как влияют на работу команды. Каждый член команды должен получить этот документ и дать обязательство его использовать. А ваша задача, как руководителя, следить за соблюдением этих правил, особенно в самом начале.
Пример.
| Отчеты по результатам работы | Проблемы компетенций и индивидуальной деятельности | Вопросы от клиентов | Решение оперативных вопросов | Другое | |
| Сотовый телефон | Х | Х | Скидки при контрактах от 50 тыс
| Х | |
| Телефон | Х | Х | Личные проблемы | ||
| Электронная почта | ДА | ДА | ДА (плюс дублирование звонком) | ||
| Телеконференции | Х | возможно | |||
| Видеоконференции | Х | возможно | |||
| Интранет | |||||
| Личная встреча | ДА | ||||
| Встреча группы | |||||
| «ДА» — требуемый или желательный канал; «возможно» — допустимый канал коммуникации; «Х» — запрещенный канал коммуникации. | |||||
¨ Email – для быстрого взаимодействия. Хотя также можете заменить большинство сообщений электронной почты другими инструментами, такими как инструменты управления проектами или чат-программы.
¨ Chat programs – Skype or Google Hangouts отлично подходят для быстрого мгновенного сообщения, когда вам нужно обменяться информацией или сообщить ее в режиме реального времени. Тем не менее, исследования показывают, что более 30% чат сообщений не имеют отношения к задаче, бизнесу, и являются неформальным общением. (Handel & Herbsleb, 2002).
¨ Video chat – Некоторые виды общения должны передаваться только голосом. Любые эмоциональные проблемы, негативная обратная связь должны быть переданы по телефону. Видео чат будет еще лучше, как это дает больше визуальных сигналов о том, что происходит с другим человеком.
¨ VoIP – Виртуальные телефонные системы сосредоточены на облачных технологиях, которые позволяют быстро и легко звонить, обмениваться сообщениями и управлять задачами.
- Аудио конференции – удобны, позволяют быстро обмениваться информацией, но нужно принимать во внимание, что согласно исследованию, 82% людей сообщали. Что если отсутствует видео, то они отвлекаются на свои дела, даже если задают вопросы, или подтверждают, что они слушают
¨ Инструменты проектного менеджмента – Они структурируют сообщения и сохраняют их так, что вы можете ссылаться на них и ссылаться на него позже. И дают возможность участникам, которые присоединились позже, видеть предыдущую дискуссию и информацию.
¨ Создание короткого видео – При необходимости можно создавать короткие видео и размещать их на YouTube, создав закрытый канал команды, или с помощью инструмента захвата экрана, таких как Jing. Это полезно в том случае, когда вы хотите объяснить важные элементы или правила работы команды, и нужно, чтобы все посмотрели, и сохранить для тех людей, кто присоединится к вашей команде, чтобы не нужно было повторять снова и снова базовые правила, и принципы.
¨ Необходим определенный формальный процесс. Ежедневная устная отчетность или неофициальные электронные письма, короткие ежедневные совещания групп, информирование о результатах дня и планах на следующий день.
Суммирование:
- Культура коммуникации, система каналов коммуникации, протокол коммуникации как свод правил и договоренностей обеспечивают свободный поток информации.
- Каналы существуют разные и у каждого своя цель. Чем точнее вы составите пары Задача -Канал, тем меньше проблем вы будете иметь, и тем меньше времени будет уходить на суету и поиски необходимой информации
